ビジネス系の展示会やセミナーの受付では、参加されるお客様の名刺を頂戴する事が珍しくありません。「名刺はビジネスパーソンにとって”顔”のようなもの」とよく言われますが、受付で名刺を預かる際にも、普段通り丁寧な取り扱いを心掛けていらっしゃることと思います。
しかし、大規模な展示会やセミナーになると、社会人経験のないアルバイトスタッフやボランティア、インターンに受付対応を依頼するケースも発生します。イベントの開催直前、イベント概要や受付フローを短時間でレクチャーしなければならない状況で、主催者のみなさんが日頃当たり前のように行っている「名刺の取り扱い」については説明が漏れてしまいがちなポイントではないでしょうか。
そこで今回は、受付スタッフが押さえておくべき名刺の取り扱いに関するマナーをご紹介いたします。
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イベントでは、イベントの種類や場所によって備品の準備物が異なります。そこで今回は、イベントで各ポジションごとに必要と思われる代表的な備品をご紹介したいと思います。
ここでは運営会社などにはお願いせず、すべて自分たちでグッズを準備をしなくてはいけないタイプのイベントやセミナーを想定しています。
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有料のイベントを実施する際には、参加者から領収書の発行を依頼されるケースがあります。イベントレジスを活用すると領収書の発行も自動で可能ですが、企業によっては、手書きの領収書の提出が必須となっているケースもあります。そこで今回は、手書きの領収書の書き方のポイントをご紹介します。
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「イベント直前までコンテンツの最終調整や会場設営に追われ、当日着ていく服装の準備をすっかり忘れていた…」という経験をお持ちの方や、「運営スタッフとして現場に入ることになったけど、何を着て行っていいのかわからない」という方のために、女性のイベント現場スタッフ、イベント受付スタッフのための服装に関するチェック項目をまとめました。
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イベントや展示会の開催時、中国語での対応に困った経験はありませんか?
事前に予測できるご案内内容や質問項目は、中国語のスクリプトを用意しておくと便利です。以前ご紹介した「イベントでの英語対応~受付編~」に続いて、
今回は受付で必要な中国語対応をまとめてみました。気遣いの伝わる中国語の表現として、参考にしてみてください。
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BtoB展示会の運営において、開催前にイベントの公式ページを立ち上げ出展社紹介用ページを設け、出展者自身が企業情報や出展製品/サービス情報を登録出来るオンラインシステムを提供しているケースが一般的かと思います。しかし「出展企業による出展社情報の登録を促すためにはどうしたらいいの?」というお悩みを持つ主催者の方は少なくありません。
なぜ全ての出展企業が出展社情報を登録しないのでしょうか?主な原因と対策を考えてみましょう。
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イベント開催に向けてあと少しになってきたタイミングでは、受付開始から終了までをスムーズにするため、イベント運営マニュアルを作成し、スタッフ全員で内容を共有することが必要です。また、前回ブログで紹介しました"忘れがちな受付スタッフへの共有事項"についても、いざというとき、イベント運営マニュアルに対応方法が記載されていれば、対応可能となります。今回は、イベント成功に向けて、大事な役割を担うイベントマニュアルを作るにあたっての必要情報や注意点を確認したいと思います。
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イベント・セミナーの会場のレイアウトでは、参加者側の座席をどうレイアウトするかを検討する必要があります。シアター形式、スクール形式、コの字形式、ロの字形式など目的や定員数によって、レイアウトを決めていきます。その中で意外と忘れがちなのが、ステージ側の登壇者のレイアウト。イベント・セミナーの企画に応じて最適なステージレイアウトを選ぶことで、登壇者も参加者も快適にイベントを楽しむことができます。今回は、シアター形式、スクール形式のステージレイアウトのパターンをご紹介していきます。
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年間、大小含め様々なイベントが開催されており、受付スタッフ(ディレクターを除く)は、大きなイベントであれば、アルバイトやインターン、ボランティアを採用することがあります。受付をスムーズにするため、イベント開催前に受付のための教育や対応方法のルールを共有することが必要ですが、全ての対応方法を教育・共有することは難しく、多くの場合、担当者が対応することになるエリアに絞られた内容です。
一方で、イベント参加者からの視点でみると、ディレクターもアルバイトもインターンも区別なく、受付スタッフ、または、イベントスタッフとして判断するため、担当者のエリアに関係なく、イベントに関係する質問をする場合があります。
今回は、イベント開催前に必要な受付スタッフへの共有事項の中で忘れがちなポイントを確認したいと思います。
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花粉症シーズンですね。スギやヒノキの花粉の飛散量は前年の夏の天候との相関が高いと言われています。前年の夏が晴れて暑いほど、植物の光合成が増え、雄花の生産量が多くなるというメカニズムです。
スギ花粉の飛散はおおよそ3月から4月上旬、ヒノキ花粉の飛散はおおよそ4月ごろ。
そんな花粉が多く飛散する季節は、イベントに訪れる参加者の方にも花粉症の方が多いはず。花粉症のシーズンのイベントでも、参加者の皆さんにできるだけ快適に楽しんでもらえるような、ちょっとしたおもてなしのポイントをまとめました。
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