イベントでは、イベントの種類や場所によって備品の準備物が異なります。そこで今回は、イベントで各ポジションごとに必要と思われる代表的な備品をご紹介したいと思います。
ここでは運営会社などにはお願いせず、すべて自分たちでグッズを準備をしなくてはいけないタイプのイベントやセミナーを想定しています。
受付用の備品
- 運営マニュアル
- 配布物
- 筆記用具
- メモ帳
- 付箋・クリップ・輪ゴム
- セロテープ・ガムテープ
- 名刺受け箱
- 延長コード
- 受付用看板
- 来場者リスト
- 来場者パス
- ノートパソコン
- ポータブルWi-Fi
- 領収書・金庫：有料イベントの場合
- ゴミ袋
雨の場合には来場者の方は傘を持ってきます。会場に傘立てや傘袋があるかどうかは予め確認しておきましょう。
こちらの記事もあわせて参考にしてみてください。＞[イベント運営] あって良かった！イベント受付グッズリスト
イベント会場内の備品
- 進行台本
- レーザーポインタ
- 登壇者用の水：ペットボトルなど
- コネクター：特にプレゼン用の端末がMacの場合、VGAアダプター
- 小さいホワイトボードやスケッチボードなど: 登壇者へ「あと○○分」などと知らせるため
あわせて会場に下記の備品があるかどうかを確認しましょう。
- プロジェクター・投影用スクリーン
- マイク・マイクスタンド
- スピーカー
- 椅子とテーブル
- 演台
- ホワイトボード
場合によっては下記の準備も必要です。
- 同時通訳レシーバー
- 吊り看板やパネル
お客様誘導用の備品
- お客様誘導用案内板
- 案内用フロアスタンド
大人数の来場者が見込まれる場合は、並ぶ列を整理するため、パーテーションポールがあると便利です。
登壇者控室用の備品
- 飲み物（お水やお茶など）
- お菓子や軽食
- 当日全体のプログラムがわかるもの：登壇者の方がご覧になるためのもの
控室にハンガーや姿見、空気清浄機などがあるかどうかも確認しておくと良いと思います。
今回ご紹介したものは、あくまで代表的な備品になります。イベントの特性によって上記以外にご用意いただくものあるかと思いますので、参考にしていただければと思います。
会場によっては、一部の備品を会場で貸出ししてくれるところがあったり、運営側で会場に持ち込む必要があるものがあります。運営側で会場に持ち込みをする場合は、事前に会場側に了解をもらうケースがありますので、会場側に確認することをおすすめいたします。
いかがでしたか？イベントの準備は多岐に渡ります。
イベント備品に関する記事はこちらもご参照ください。
