ウルトラモバイルPCの登場やプロジェクターの小型化などによって、様々なメーカーから様々な仕様の機器が販売され、利用者が使いやすいハードウェアを選べる時代となってきました。今回は、運営事務局や登壇者が、普段、社内で行われるMTGで使用しているからといって甘く見ていると、当日慌てることになることが多い、プロジェクターとPCの接続について、お話したいと思います。

様々な展示会やイベントが毎日のように開催され、参加するだけではなく出展する機会がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。出展がマーケティング施策の一つとしてあたりまえのように組み込まれている企業は既にノウハウが貯まっているかもしれませんが、初めて出展することになった企業は、どんなものを準備して、どういうことに気をつければいいのでしょうか。イベレジがいくつかのイベントや展示会に出展した経験から、意識した方が良いと思うことをまとめました。

社内の誰かに登壇を依頼するような自社セミナーや、社外の方にスピーカーとして登壇をお願いするようなイベントの場合、イベント当日までの期間に登壇者の方とのやり取りが必ず発生します。

イベントのコンテンツの中心となるこれらのセッションを気持ちよく実施することができるよう、登壇者の方に予め伝えておくべきことは何でしょうか。また、イベントの進行をスムーズにするため予め聞いておいた方が良いことは何でしょうか。

梅雨や台風等の雨が降りやすい時期にも、参加者のみなさまに快適にイベントやセミナーを楽しんでもらうために、主催者のみなさまが気を付けるべきポイントをまとめました。

イベントを開催する時、イベントの収支バランスを意識したりイベントのコンテンツを充実させるという目的で、出展社を募るケースはよく見受けられます。

イベントへの出展は一般的に有料であるため、出展社は出展費用に見合う効果を期待するのは当然のこと。次回以降のイベントにも継続して出展してもらえるよう、主催者としてはこうした期待にできるだけ沿うことができるよう、イベントの内容を工夫する必要があります。

では、具体的にどのような点を工夫できるのか、3つのポイントをご紹介します。

セッションやパネルディスカッションなど、登壇者を招いて講演があるイベントでは、プレゼンテーションを映すスクリーンを使うことが多いもの。登壇者が用意するプレゼンテーション用資料とあわせて、主催者側が用意しておいた方が良い素材もあります。今回は、代表的な3つの素材をご紹介します。

イベントには、準備から当日、イベント終了後に渡り様々な関係者が関わります。イベント全体を統括するプロデューサー的役割の人が責任者として三角形の頂点部分、そこから各パートに分かれてパートごとの責任者とスタッフがいるというのが一般的な構造です。イベントの当日は特に色々なスタッフの方が関わることになりますが、その中でも重要な役割の一つが「誘導スタッフ」だと思います。どうして重要なのか、また具体的にはどのような役割となるのかをご紹介します。

セミナーやカンファレンス・企業イベントでは、できる限り事前登録を促すことにより、来場見込み数を事前に把握でき、様々な準備が効率化されることが主催者の方にとってはメリットです。一方、来場者の方にとっては、受付で名刺を渡したり、参加登録手続きをしたりする手間を大幅に削減することができます。そしてまた、こちらの記事にあるように、EventRegist のようにQRコードを読み取ることで受付が完了するサービスをご利用いただくと、せっかく来場してくださった方を受付でお待たせすることがないというのが大きな利点。その効率を最大化するため、受付レイアウトにも気を配ってみましょう。今回は、よく使われる受付レイアウトを3パターンご紹介します。