この記事は、CMC_Meetup による コミュニティマーケティング Advent Calendar 2018 の 12日目の投稿です。

前回の準備編に続いて、今回は当日編を。イベント当日も、運営チームでありながらイベントそのものを楽しむコツをご紹介します。

この記事は、CMC_Meetup による コミュニティマーケティング Advent Calendar 2018 の 12日目の投稿です。

みなさんこんにちは、普段はイベントレジストのCOO、コミュニティマーケティングを考えるコミュニティ、CMC_Meetup では東京の運営チームのメンバーをしてます、小笹です。CMC_Meetup の受付で、「QRコード！QRコード！」とつぶやきながらピッピと受付をしているのは私です。たまに会場の人に間違われたりしますが、CMC_Meetup の運営メンバーの一人です。

CMC_Meetup をはじめとして、私自身色々なイベントの幹事や運営をやっていたりします。今日はそんな幹事・運営視点で「運営の自分も楽しむための、コミュニティイベントのマワし方（準備編）」について書いてみようと思います。

2016年11月、ラスベガスで3日間に渡り開催されたEVENTtech 2016へ参加してきました。その時の様子を数回に分けてレポートします。

様々な展示会やイベントが毎日のように開催され、参加するだけではなく出展する機会がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。出展がマーケティング施策の一つとしてあたりまえのように組み込まれている企業は既にノウハウが貯まっているかもしれませんが、初めて出展することになった企業は、どんなものを準備して、どういうことに気をつければいいのでしょうか。イベレジがいくつかのイベントや展示会に出展した経験から、意識した方が良いと思うことをまとめました。

イベントを開催する時、イベントの収支バランスを意識したりイベントのコンテンツを充実させるという目的で、出展社を募るケースはよく見受けられます。

イベントへの出展は一般的に有料であるため、出展社は出展費用に見合う効果を期待するのは当然のこと。次回以降のイベントにも継続して出展してもらえるよう、主催者としてはこうした期待にできるだけ沿うことができるよう、イベントの内容を工夫する必要があります。

では、具体的にどのような点を工夫できるのか、3つのポイントをご紹介します。

セッションやパネルディスカッションなど、登壇者を招いて講演があるイベントでは、プレゼンテーションを映すスクリーンを使うことが多いもの。登壇者が用意するプレゼンテーション用資料とあわせて、主催者側が用意しておいた方が良い素材もあります。今回は、代表的な3つの素材をご紹介します。

イベントには、準備から当日、イベント終了後に渡り様々な関係者が関わります。イベント全体を統括するプロデューサー的役割の人が責任者として三角形の頂点部分、そこから各パートに分かれてパートごとの責任者とスタッフがいるというのが一般的な構造です。イベントの当日は特に色々なスタッフの方が関わることになりますが、その中でも重要な役割の一つが「誘導スタッフ」だと思います。どうして重要なのか、また具体的にはどのような役割となるのかをご紹介します。

セミナーやカンファレンス・企業イベントでは、できる限り事前登録を促すことにより、来場見込み数を事前に把握でき、様々な準備が効率化されることが主催者の方にとってはメリットです。一方、来場者の方にとっては、受付で名刺を渡したり、参加登録手続きをしたりする手間を大幅に削減することができます。そしてまた、こちらの記事にあるように、EventRegist のようにQRコードを読み取ることで受付が完了するサービスをご利用いただくと、せっかく来場してくださった方を受付でお待たせすることがないというのが大きな利点。その効率を最大化するため、受付レイアウトにも気を配ってみましょう。今回は、よく使われる受付レイアウトを3パターンご紹介します。

イベントを実施する時、今や主催者の方にとってソーシャルメディア（SNS）の活用は切っても切れないテーマだと思います。このブログでも、過去何度かソーシャルメディアの活用について触れてきました。今回はTwitterをどうイベントで活用するかについて掘り下げたいと思います。

イベントの告知をするにあたり、今やFacebookは外すことのできない告知手段の一つです。Facebookにはイベントを作成できる機能もあり簡単で便利である一方、イベント主催者の方にとっては参加者の管理がしづらいなど少し不便な点もあります。Facebookは興味・関心の近い人がつながり、情報を拡散することができる強力なツールです。こうした利点をうまく活用しながらイベントの集客につなげるには、どうすれば良いのでしょうか。