イベントレジストは昨年、プライバシーマークを取得しました。当社がプライバシーマーク取得を目指すことを決めた時、私はその担当となることになり、実質取得まで1人でこのプロジェクトを担当していました。今回は、昨年当社がプライバシーマークを取得するにあたり、担当として感じたことについて書きたいと思います。
そもそも、「プライバシーマーク」って何？
最近では、一般の方も個人情報への関心が高まっていることは、周知の事実です。企業として、個人情報を適正な体制で取り扱い、対応することが求められています。こうした対応状況について、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が認定するのが、「プライバシーマーク制度」です。端的に言えば、公的機関が事業者に対して個人情報を取り扱うための組織体制が整備されていることを認定する制度を指します。
イベントレジストでは、大切な個人情報を組織体制として明確な形で運用するため、プライバシーマークの取得を目指すことにしました。
プライバシーマークを取得することでのメリット、デメリット
プライバシーマークを取得するメリットは、
- 高いレベルでの個人情報保護マネジメントシステムの確立
- 社会的信頼性の向上
- 業務効率の向上
など、企業の目的によってさまざまだと思います。「1. 高いレベルでの個人情報保護マネジメントシステムの確立」とは、プライバシーマークを取得するにあたり、個人情報を組織としていかに取扱うのかを明文化し、責任の所在もはっきりさせるということです。そうすることで、社内外に対して正しく説明することができます。
また、「2. 社会的信頼性の向上」でいえば、企業のウェブサイトにプライバシーマークを表示できたり、名刺にプライバシーマークを印刷したりすることができるので、企業の信頼性向上にも繋がることが期待されます。
それにより、「3. 業務効率の向上」というメリットがあります。営業現場では取引先から取引を開始する前に個人情報の取扱における書類の提出が求められたりする場合があります。そこで、既にプライバシーマークが取得が済んでいると、書類や確認のやり取りが比較的少なくなり、業務効率も向上します。
プライバシーマークを取得することのデメリットとしては、取得するまでに時間と人的労力が必要となることが挙げられます。しかし、そのデメリットを超えるメリットの方がはるかに大きいと考えます。
ベンチャーがプライバシーマークを取得することのメリット
ベンチャー企業だからこそ、プライバシーマークを取得することをおすすめします。こうした取り組みを早い段階でおこない、社内で周知徹底することで、従業員が増えてもきちんとした組織体制を維持できると思います。ベンチャーだけに限ったことではないですが、企業が成長していく過程で従業員が増え、取引先も増えると、上記にもあるように従業員や取引先等から必ず提出してもらわないといけない書類等があるので、それをいかに収集し、期日までに揃えるのかもプライバシーマーク取得には重要なタスクです。手続きをスムーズにおこなうためには、早いタイミングで取得した方が比較的作業が煩雑にならずに済みます。
また、プライバシーマークは1回取得して終わりではなく、社内で継続的に運用していくことが重要です。
次回は、「プライバシーマークを取得する上で、気をつけたいポイント」を中心にご紹介したいと思います。
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