ネット回線がつながらない時の、オフラインでのチェックイン方法

大きなイベント会場、複数のイベント会場、開催中のネットワークトラブルなど、イベント開催にあたって、オンライン状態でのチェックインを実施するためのネットワーク環境が十分に整備できない状態があります。一方で、正常に申込みしていただいた参加者を正しくチェックインし、かつ、受付で不快な体験をさせないことが受付の大切な役割でもあります。今回は、オンラインでのチェックイン対応ができない場合の対応方法をご紹介したいと思います。

オフラインチェックイン機能

イベントレジストが提供している機能の一つに、オフラインチェックインの機能があります。基本的には、チェックインごとに通信をする対応方法（オンラインチェックイン）を推奨していますが、ネット環境が不安定な場合や予期せぬアクシデントが発生した場合のチェックイン時に、オフラインチェックインという選択肢をご用意しています。注意点として、アプリ立ち上げ時と終了時に必ずオンライン環境にし、全てのチェックインデータをアプリへ更新することが必要となります。

参加者名簿（Excel）

ローカルPC上に参加者名簿をExcelとして、作成、または、ダウンロードしておくことで、予期せぬアクシデントの対応が可能です。また、人数が多い場合、紙の参加者名簿だとどうしても目検になってしまうため、名前を見落としてしまったり、見つけるまでに時間がかかってしまうため、Excelでの対応が便利となります。ただし、イベント終了後に各主催者のデータベースに合わせたデータの変換作業は、残ってしまいます。

参加者名簿（紙に印刷）

参加者の人数があまり多くない時に有効と考えられるのが、紙の参加者名簿での対応です。受付でのチェックイン時に申込者の名前と名簿を照らし合わせるアナログ対応になりますが、どんな状況でも紙とペンさえあれば対応可能です。一方で、紙に参加者の個人情報等が記載されているため、印刷して準備をする際は、最低限の枚数に制限したり、イベント終了後の取扱いに細心の注意が必要となります。

いかがでしたでしょうか。

最近では、ほとんどの場所がネットワークに接続可能になってきましたが、まだ環境が整備がされていない場所もあります。従来通りの対応方法として活用可能な参加者名簿のお話もいたしましたが、イベントレジストならではのオフラインチェックイン機能についてもご活用いただければとおもいます。また、利用方法については、[EventRegist]チェックインアプリご利用マニュアルにも記載しておりますので、お時間あるときにご一読ください。

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