梅雨や台風等の雨が降りやすい時期にも、参加者のみなさまに快適にイベントやセミナーを楽しんでもらうために、主催者のみなさまが気を付けるべきポイントをまとめました。
1．会場との事前確認
イベント開催日に雨が予想される場合は、会場と傘の取り扱いについて確認しましょう。
・会場内への傘の持ち込みは可能か。持ち込み可能な場合は、傘袋を用意する必要があるのか。・傘立てが設置されているか。ある場合は設置場所の確認。
・傘、雨具をクロークで預かってもらうことは可能か。
これらは来場者の方からも頻繁に尋ねられる内容です。受付スタッフや誘導スタッフとも忘れずに共有しましょう。
2．会場内でのご案内
雨で滑りやすくなっている場所では、誘導スタッフの方から「お気を付けください」の一言があると親切です。また、雨の日開催のイベントでは傘の忘れ物や、取り違えが起こる場合があるので、お見送りの際にもお声がけするとよいでしょう。
3．ノベルティや配布資料は参加者の負担にならない形で
参加者の立場になったときに、雨の日に荷物が増えるのは避けたいもの。雨が降りやすいシーズンに限ったことではないですが、ノベルティは軽量でコンパクトなものにし、配布資料も必要最低限に抑えることをおすすめします。資料がどうしてもかさばる場合は、希望者を対象に後から発送する形や、データで提供する方法も検討しましょう。また、資料を手渡す袋を用意する際も、不織布やビニール製のもの、雨に強いコーティングされているものであれば、帰り道に袋が破けてしまうという事態も回避できます。
4．会場選びにこだわる
雨のシーズンのイベント開催が決定した場合、駅から直結の会場や駅近の会場を選択することも有効です。駅からのアクセスがいい会場は参加へのモチベーションアップにもつながるので、イベントの告知の際には「駅直結の○○ホールにて開催」「駅からのアクセス抜群！」などアクセスのよさをアピールする一言を加えるのもおすすめです。
雨が続くシーズンは、雨だけでなく蒸し暑さも気になりますね。暑さに関するこちらの記事もおすすめです。
・イベントでの暑さ対策
豪雨や強風で危険が伴うケースが予測される場合は、イベントの中止や延期も検討しましょう。せっかく企画したイベントが開催できなくなってしまうのは残念なことですが、参加者の方はもちろん、運営に携わる皆さんの安全を確保することを最優先に考えて決断しましょう。
