イベントの開催日が近付くと、参加者から申込をキャンセルしたいとお問い合わせが入ることがあります。イベント会期直前、「返金は可能か？」「返金方法は？」「手数料はかかるのか？」といった質問の対応に追われた経験のある方は多いのではないでしょうか？事前にキャンセルポリシーを定めて運用方針を決めておくと、開催直前の慌ただしい中でも、キャンセルについての問い合わせにスムーズに対応することが可能です。また、キャンセルの対応可否にまつわるトラブルの防止にもつながります。今回は、有料チケットのキャンセルポリシーについて、設定のポイントと参考文例をご紹介します。
イベントレジストで販売したチケットのキャンセルについて
EventRegist（イベントレジスト）を使って販売しているチケットは、主催者の方自身でイベント管理画面からキャンセルを行なうことができます。販売済チケットの返金フローについては、チケット申込日からキャンセル実施日までの期間によって異なります。
返金フローについてはこちらをご覧ください。
一般的なキャンセルポリシー
上記でご紹介した通り、EventRegistではイベント終了前であれば、主催者の方自身でキャンセル手続きを行うことが可能です。ただし、システム上でキャンセル可能とはいえ、イベントの性質や運用方法によって最適なキャンセルポリシーを、予め検討しておく必要があります。また、イベントごとにキャンセルに関する対応方針を確定し、チケットの申込受付開始時には申込者に対して提示することをおすすめします。一般的に、イベントによって設定されるキャンセルポリシーの例として、以下の3つがあります。
1．申込後返金不可
興行系のイベントでは、申込後の返金は行っていない場合が多く、また有料カンファレンスでも申込後はキャンセル不可としているケースがあります。
例文：
お客様都合によるお申込み後のキャンセルおよび返金はお受けしておりません。予めご了承ください。
2．イベント開催〇日前まで返金可
申込者の人数に合わせて、コンテンツや食事の手配内容を変える必要がある場合は、キャンセル期日を設定することが多いです。イベント開催直前は、事前準備でバタバタすることが予想され、キャンセル・返金手続きへの対応が難しい場合にも、このようなキャンセルポリシーが用いられることがあります。
例文：
キャンセルにつきましては、〇月〇日 18:00までにお申し出があった場合はキャンセルを承ります。それ以降のキャンセルにつきましてはお受け出来かねますので、何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。
3．イベント開催時刻〇時間前まで返金可
比較的少人数を対象としたセミナー等では、イベント開始直前までキャンセル対応を可能としているケースがあります。
キャンセルポリシーをどこに明示するか（イベントレジストを使う場合）
キャンセルポリシーは、どなたでも確認できる箇所に予め明示しておくと、トラブルを回避することができます。EventRegistを使ってチケットを販売する場合、キャンセルポリシーの掲載場所としておすすめの箇所は、以下の3つです。
1．イベント概要
【管理画面での設定箇所】
管理画面トップ ＞ イベント概要を編集「イベント概要」
参考ヘルプページ：イベント概要
申込ページに掲載される「イベント概要」欄には、イベント内容の他にキャンセルポリシーについても記載しておくことをおすすめします。また、公式ウェブサイトがある場合は、そちらにも併記しておくとよいでしょう。
2．チケットの説明
【管理画面での設定箇所】
管理画面トップ ＞ チケットの詳細を設定 ＞ チケット一覧「設定」 ＞ チケットの詳細設定「チケットの説明」
参考ヘルプページ：チケットの詳細設定（チケットの説明の項）
チケット名のすぐ下に表示される「チケットの説明」欄は、イベント申込時の視界に入りやすく、おすすめです。
3．新着情報を投稿
【管理画面での設定箇所
管理画面トップ ＞ 新着情報を投稿「投稿メッセージ」
参考ヘルプページ：新着情報を投稿
申込受付を開始してから「新着情報」を投稿すると、投稿内容がイベントページに掲載されると同時に、既にチケットを申し込んでいる方へは、投稿内容がメールにて通知されます。
申込後返金不可の場合は、申込受付開始の際にキャンセルポリシーを掲載しておくことが望ましいでしょう。一定期間までキャンセルを受付ける場合は、「イベント概要」または「チケットの説明」欄への記載と併用して、リマインドのために「新着情報を投稿」機能を活用し、キャンセル期限をアナウンスすることも有効です。
イベントの告知時には、意外と忘れがちなキャンセルポリシーですが、イベントに参加される方との信頼関係を強くするためにも、トラブルを回避するためにも、早めにポリシーを決定し明記しておくことをおすすめします。
そのほか、トラベル回避のために重要な事前準備について、こちらの記事もご参照ください。
・[イベント運営] これだけは事前にシミュレーション！イベントのトラブル対応
・トラブルを回避するために - 有料イベント開催前に決める5つのこと
