イベントには、無料で参加できるものと有料で参加できるものがあります。有料イベントはお金の徴収が関わるため、事前に特にプランニングをしておきたい部分です。
有料イベントを開催するにあたり、気をつけたい「お金まわりのこと」についてご説明します。
参加費用を決める
有料のイベントを開催するにあたり、まず決めなくてはいけないのが「参加費用」です。参加費用の価格設定を誤ると、イベントが赤字になってしまうことがあります。参加費用を決定するにあたっては、以下のような要素を考慮する必要があります。
▶運営に関する支出はどの位あるか？
一般的に、イベント運営にあたり目立つ支出は次のようなものです。
・会場費
・ケータリングやドリンク費
・スタッフ人件費
・配布物や装飾物の制作費
会場費には、会場で使用する機器のレンタル費なども含まれます。また、外部の方に登壇をお願いする時には、登壇者の方への御礼の品などの場合によっては購入費も場合によってはかかります。
これらの費用を予め概算で見積ることが、参加費用を決める最初のステップです。その上で、今度は収入部分をシミュレーションしてみましょう。
▶運営に関する収入はどの位あるか？
一般的に収入と見込まれるものは次のようなものです。
・（主に企業が主催するイベントの場合）イベントに振り分けられている予算
・スポンサー、出展費用
上記の収入源に加えて、これから決める参加費用も収入源に当たります。
これらの支出と収入のシミュレーションをし、見込み申込者数を仮定します。その上で、最終的にイベントによって利益を上げる必要があるのか、それともトントンであれば良いのかによって、チケットの値段を確定させます。
集金方法を決める
チケットの値段を確定したら、次に集金方法について検討しましょう。集金方法は大きく2つあります。
1. 事前に集金する
2. 当日会場で集金する
集金はできるだけ事前にしておくことをオススメします。事前に集金をしておくことで、主催者の皆さんにとってはイベント本番前にある程度の来場人数と収入の見込みが立つからです。また、事前にお支払いを済ませておけば、当日のキャンセルを防止することもできますし、受付自体も格段に楽になります。
当日集金をする場合は、お金をきちんと管理するため、できれば金庫を用意し、管理者をきちんと決めておくと良いでしょう。また、お釣りを十分に用意しておくようにしましょう。
銀行振込の場合は、振込期限を定める
事前に集金する際に銀行振込での入金を受け付ける場合、イベントの当日は入金確認が実質難しいため、振込期日をイベントの開催日よりも前に設けておく必要があります。最終いつまでであれば主催者側が銀行口座への入金確認ができるのかによって、振込期限を決めることになります。
返金ルールを予め明記する
比較的忘れがちなポイントが返金ルールの設定です。EventRegistのような事前集金ができるサービス、あるいは銀行振込などで事前に集金をする場合、イベント告知ページなどに返金ルールを明記しておくようにしましょう。主催者側の都合や荒天などによるイベント中止以外のキャンセル/返金を受け付けない場合は、予めその旨を明記しておかないとトラブルになる可能性があります。
領収書の発行方法を決める
有料イベントの場合、必ず聞かれるのが「領収書を発行できるか？」ということです。領収書を発行するかどうかも告知前に予め決めておきましょう。EventRegistの場合、有料チケットを作成すると領収データを発行する機能を使うことができます。こうした機能を使って運営の手間を軽減することができますので、是非試してみてください。
イベントレジストのプレミアム機能は、銀行振込などの請求書対応も可能です。有料イベントをご検討の担当者の方は資料をご覧ください。
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