2017年12月3日(日)にSocial Impact for 2020 and Beyond Gatheringが渋谷ヒカリエで開催されました。今回は、当イベントをご担当されたNPO法人ETIC. 鈴木様、石塚様にお話を伺いました。
--- Social Impact for 2020 and beyondGatheringとは？
Social Impact for 2020 and beyond Gatheringは、東京オリンピック・パラリンピックが開催される2020年とその先の未来にむけて、社会課題解決を実現させるべく全国で活躍するイノベーターをゲストとして迎え、今描いている意志ある企みをアジェンダとして提案しあい、アクションを創発させる場を作り出すことを目的として開催しました。
渋谷ヒカリエホールで開催されたこのイベントでは、合計３０を超えるグループに分かれ、ラウンドテーブル形式でゲストスピーカーと参加者を交えてインタラクティブに2020年に向けてのビジョンを考える機会が持たれました。
一元管理できるシステムを探して
--- EventRegist（イベントレジスト）を使ったきっかけは何ですか？
大小あわせて年に100回近くイベントを開催している中で、今まではご招待者、一般参加者を別々のリストで管理をしていたのを一元管理できるシステムを探していたことがきっかけでした。
今回の「Social Impact for 2020 and Beyond Gathering」に関しては特に、タイムテーブル/講演者が追加発表されたり、途中で変更されることも多かったため、スケジュール表を簡単に追加/変更できるシステムを優先に探していました。
また、オンラインで事前決済ができるので、当日のキャンセル率を減らせることができるのも大きく、EventRegistのシステムを導入することに至りました。
一元管理だけでなく、タイムテーブルの変更なども便利に
--- 実際にEventRegistを使ってみていかがでしたか？
招待者、一般の方を一元管理できた
上記でも申し上げたように、参加者をひとつのプラットフォームで管理できることにより作業効率が上がりました。以前は招待者と参加者は別々のシートで管理し、当日はお名前を伺いリストから探すといった流れでしたが、EventRegistを使い、QRでチェックイン読み取りができるようになり当日の受付もスムーズになりました。
タイムテーブル機能で急なセッション変更も簡単に行えた
開催前にどんどん新しいセッションが追加される中、タイムテーブルの追加、申込内容の変更がプラットフォームできるEventRegistのチケット別タイムテーブル機能が重宝しました。30を超えるアジェンダが同時間で複数開催されていることから、テーマやセッション内容毎にカテゴリーやタグを分けて簡単に作成できました。
※Social Impact for 2020 and Beyondタイムテーブル
また、当日のタイムスケージュールの中には、ご招待者向けセッションと一般公開セッションが一部分かれており、ご招待チケットと一般申込チケット別に選択できるタイムテーブルを自由に表示設定できる機能もあったのはとても便利だと感じました。
イベント参加者の視点に関しても、申込時にどのセッションに参加したいか選んでもらうことができるほか、申込後もマイチケットページからセッションの選択変更も行うことができたので、ご都合に合わせて直前まで参加したいタイムテーブルを選択してもらえるのが良かったです。
今後も、複雑なタイムテーブル設定のあるイベント開催の際は、是非EventRegistを利用したいと思いました。
--- 次回以降ご利用になる場合、どのようなサービスを検討されますか？
イベント独自のHPとEventRegistでのタイムテーブルを同時にアップデートしていたので、次回以降はAPIでタイムテーブルが自動でアップデートできる仕組みを使用したいと考えています。
また、メーラーシステムがEventRegistと連携していると、例えば申込チケット別にリマインドや新着報告メールを送れようになり、より一括管理ができて申込管理の効率化につながると思います。今後メーリングシステムの実装も検討しているとのことで、新機能に期待したいです。
--- 鈴木様、石塚様、ご協力ありがとうございました。
NPO法人ETIC.様は、イベントレジストを活用し効率的なイベント運営をおこなっています。
その他、自社イベントやカンファレンスでのイベントレジストご利用事例はこちらにまとめておりますので、合わせてご参照ください。
