イベント当日が終わったら、ひと安心。とはいえ、イベント後にもアンケートの集計や参加者へのフォローなど対応すべきことはたくさんありますよね。
イベント開催後の重要な対応の１つが、イベントレポート（イベント報告）を公式サイトにアップしたり、関係者へレポートを配信すること。今回は、目的別のイベント報告レポートの形式をご紹介します。
事実を正しく伝える…イベント開催の事実報告レポート
イベントの開催結果として、タイムスケジュールや開催セッション数、参加人数を伝える目的でのデータメインのレポートです。
最近では、参加者がSNS等でイベントに参加したことを投稿することもありますが、そこでの発信が事実と違っていることもあります。主催者としては、関係者や一般の方にも正しい情報を伝えたいもの。そこで、"「〇〇イベント」は、盛況のうちに無事終了いたしました。多数のご来場ありがとうございました。" などの表現で、イベントの開催結果を報告します。
・イベント名
・イベント開催日時
・イベントのタイムスケジュール
・参加者数
・天気
・セッション開催数
・セッション別参加人数
・参加者におけるプレス人数
・参加者属性別比率（年代、業種、役職等）
・アンケート結果（満足度）
イベントの概要、雰囲気を伝える…時系列/スポット別イベント報告レポート
イベントに参加できなかった方への情報提供や、イベント自体の認知アップを目的として、イベントの概要や雰囲気を伝えるレポートです。構成は様々ですが、会場内の催し物・セッション別や時系列別に、写真や動画と合わせてレポートを作成するパターンです。時系列の場合は、受付前、受付中、オープニング、講演やセッション、懇親会、クロージングなどのタイムスケジュールに従って、写真とテキストで内容を紹介していきます。この場合は、イベント中に内容を把握している人をアサインして、テキストを早目にライティングできるような体制を予め整えておくことと良いでしょう。
また、別の切り口では、会場のスポットに焦点を当てて、イベントの写真アルバムを作るような形式もあります。この場合は、会場の様子や登壇者の写真を撮影しておけば、編集も最小限で対応できます。必ずしもテキストの説明がなくても、写真があるだけでも十分イベントの雰囲気や何が行われたかは伝えることができます。
初めてのイベントに参加するときは、誰しも緊張するもの。こうしたレポートがあると次回イベント開催時に前回の様子を効果的に伝えることができ、参加者の心理的ハードルを下げる効果も期待できます。
イベントの内容をそのまま伝える…書き起こし形式の報告レポート
イベントの報告をデータやタイムスケジュールのサマリーとして紹介するケースがまだまだ一般的です。しかし、イベントを一過性のものではなく、コンテンツとして有効に活用していくために、イベントの講演内容をそのまま書き起こして公開するタイプのレポートも増えてきています。
サマリーではなく、あえて情報を多く公開してアップすることで、より具体的な情報から潜在ターゲットやまだ認知してもらえていなかった層にリーチをすることも可能になります。
この形式でのレポートを作成したい場合は、登壇者への事前承諾は必須となりますので、企画段階から目的やアップイメージを説明しておくこともポイントです。
＜関連記事＞
イベント終了後すぐに来場者へアプローチするために - イベント開催前から決めておくこと
