イベント当日の受付をスムーズにおこなう方法 ~受付オペレーションの重要性

イベントを開催する時、イベント主催者さんや運営会社さんのやるべきタスクは本当にたくさんあります。特に、参加者の方をどのようにおもてなしするか、楽しんでいただくかといった視点は重要です。

一番重要なのは、イベントの中身（コンテンツ）です。そしてそれをどう魅せるかは、当日運営にかかっています。その中でも大きな運営タスクである「受付」は、どのようにすればスムーズにおこなうことができるのでしょうか。
本ブログでは、下記3点についてご紹介させていただきます。
・受付オペレーションの重要性
・イベントレジストを使った受付方法
・イベント受付に最適な人数の算出方法

受付は、一番最初の「おもてなし」の場所

イベントの受付は、イベントの種類や規模の大小によって様々なやり方がありますが、共通して言えるのは、「イベント参加者の方がまずはじめにそのイベントと触れる場所」であるということです。

つまり、受付での対応がそのイベントに対する最初の印象となるわけです。例えば（極端な例ですが）ビジネス系のイベントで、受付スタッフ同士が私語をしていてお客様がいらっしゃったことに気づかないというようなことがあれば、その企業に対しての最初の印象はあまり良いものとはならないでしょう。そのイベントのトーン＆マナーに合わせて、一人一人の参加者の方をおもてなしする場所が、イベントにおける「受付」だと思います。

そのため、イベント開催日より前に、どのように受付をおこなうかをきちんと決めておく必要があります。

受付でやるべきことを明確に

受付は最初のおもてなしの場所であると言っても、参加者の方々は受付をするためにイベントに来ているわけではありません。そのため、「必要なこと」を「丁寧に」「素早く」済ませる必要があります。

「必要なこと」

受付で何をすべきなのかを明確にし、規模が大きい場合はイベント受付マニュアルを作っておきましょう。主に検討する必要があるポイントは、次のようなものです。

・参加者の氏名確認はどうやって行うか
チケットを確認する / 名刺をいただく / 名前を口頭で確認し、リストで照合する など

・受付でお渡しするものはどのようなものがあるか
首から下げるパスホルダー / パンフレット / グッズ など

・参加者種別ごとにどのような対応をするか？
事前に申し込んでいらっしゃる方の受付方法
事前に申し込んでいらっしゃらない方の受付方法
※一般の方、イベントによってはそれに加え登壇者、スポンサー、プレス など

・参加者からのよくある質問の確認はできているか？
施設内情報：トイレ / 自動販売機 / 喫煙エリア / Wifi 接続情報 など
会場周辺施設情報：コンビニエンスストア / 最寄り駅 など

「丁寧に」

前述したように、受付での対応がそのイベントに対する最初の印象となるわけですが、かといって参加者お一人お一人と丁寧にやり取りをしていると時間がかかってしまい、次の方をお待たせしてしまうことになります。この「丁寧に」とは時間をかけゆっくりと対応するということではありません。

・「必要なこと」をきちんとおこなう
上記の「必要なこと」を、受付担当のスタッフがきちんと頭に入れておくことが重要です。そして、想定していない状況が起きた場合は、誰が判断をするのかを予め決めておき、参加者の方をお待たせしないようにしましょう。

・限られた時間の中で、丁寧に声掛けを
これもスタッフの仕事となりますが、受付で参加者の方がお待ちの場合は、対応を終えたスタッフが声を掛け、すぐに次の方の対応をしたり、受付の最後に「会場はあちらでございます」「行ってらっしゃいませ」などの声掛けをするなど、必要最低限の時間の中で心を込めて対応することが重要です。

「素早く」

ここまでは、イベント受付の重要性についてご説明しましたが、ここからはEventregistを使った場合、具体的にどのように受付がスムーズになるのかをご紹介いたします。

イベントレジストで作成したイベントページからユーザーがチケットを申し込むと、そのユーザーに対してすぐに申込確認メールが送信されます。そのメールに添付されているのが、PDFチケットです。また、その申込確認メールにはイベントレジストの提供する参加者向けアプリのご案内もしており、そのアプリをダウンロードすれば、手元のスマートフォンからチケットを表示することもできます。

▼PDFチケット	▼参加者向けアプリ

　　　　　　　　　　 　　　
これらのチケットにはQRコードがついており、このQRコードを読み取ることで、受付をする時のお一人あたりの対応時間がぐっと短くなり、スムーズな受付オペレーションが実現できます。
※ちなみにこの紙（PDF）のチケットは、四つ折りにするとA6サイズのパスホルダーに入るデザインになっています。

スマートフォン向けアプリを使う

イベントレジストでは、主催者の方向けの受付（チェックイン）アプリを無料でダウンロードすることができます。

iOS版	Android版

このアプリを使ってQRコードの読み込みをおこないます。QRコード自体の読み込みは、ひとつあたり2-3秒もあれば完了です。受付が開始する前にある程度の人数の参加者がお待ちになっていたとしても、QRコードの読み込みだけであればすぐに待ち列も解消されるでしょう。

QRコードを読み取ると、その参加者が何時何分に来場したかが履歴で残ります。また、オンラインに接続されている状態であれば、現時点で何人来場しているのかも把握できます。EventRegist の管理画面から、最終的にどなたがイベントに来場なさったのかをデータでダウンロードすることができます。

チェックインアプリの利用マニュアルはこちらのライブラリーからダウンロードできます。