イベントは事前にどれだけ準備をしていても、当日成功させられるとは限りません。来場者の方々をもてなし、イベントの目的を達成させるためには、当日スタッフの役割分担をし、担当がそれぞれのタスクを完璧におこなうことを目指しましょう。
では、具体的にどのような役割があるのでしょうか？今回の記事は、次のような規模のイベントを想定し、当日必要な役割分担の例をご紹介します。
当日の役割は大きく「運営」と「進行」に分けるとわかりやすいです。
運営チームは、イベント来場者の方々がスムーズに、そして快適に過ごすことができるようにする役割です。進行チームは、イベントのプログラムをスムーズに進めるようにするための役割です。これらを全体的に統括するのが「全体責任者」です。
運営と進行を同時に確認しながら、イベント全体の統括をおこなうのが全体責任者です。イベントの6W2Hを基本に、イベントを成功させるために様々な側面からイベント全体を見渡す役割です。
全体責任者が運営や進行などを兼ねる場合もありますが、何かあった時にすぐに行動できるよう、できるだけイベント当日は具体的なタスクを持たずにいた方が良いでしょう。
運営は、規模が大きくなると様々なタスクが発生しますが、100～300人位のイベントの場合は大きく以下のタスクがメインとなってきます。
イベントに関わるスタッフが多い場合は特に、運営マニュアルの作成をオススメします。運営マニュアルは、イベントの概要、会場レイアウト、プログラム、受付フロー、準備物などイベントに関する全体的な内容をスタッフと共有するためのものです。当日イベントに関わるスタッフ全員が認識を一致するために有効です。
来場者の方をお迎えする最初のおもてなしの場所です。受付は、できるだけお待たせすることなく来場者をお通しすることが重要なので、来場者の人数や、受付でやることに応じてあらかじめ受付スタッフの人数をシミュレーションしておきましょう。
ちなみに、EventRegist を使って事前に申込受付をしている場合は、受付ではアプリを使ってチェックインするだけなので対応時間は本当に短く済ませることができます。会場で集金をしたり、受付で配布物などをお渡しする場合はその分時間がかかるので、それを見越してスタッフの数を担保しておくのがポイントです。
誘導は、イベント会場の様子に応じて配置します。例えば会場の入口から受付場所がわかりにくかったりするケースなど、来場者の方が迷いそうなポイントに誘導スタッフを配置することで、来場者の方が快適にイベントを楽しむことができます。会場やイベントの規模によっては、受付がその役割を兼ねることもあります。
その他にも、例えば懇親会やコーヒーブレイクがあるのであればそのセッティングや確認、配布物のセットアップ、スポンサーがいるのであればスポンサー対応なども、運営のタスクに含まれます。
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進行は、イベントのプログラムをスムーズに進めるようにするための役割です。主に以下のようなタスクがメインとなってきます。
進行台本は、イベントのプログラムを時系列に並べ、どの時間にどのようなことをするのかをまとめたものです。司会のナレーションや音響のタイミングなどもここに含みます。特に、会場側で音響などのオペレーションをおこなう場合は、会場側から事前に進行台本を求められることもあります。
イベント本番前にリハーサルがある場合、司会や登壇者の方へ段取りの説明をしたり、本番時に司会のナレーションタイミングや登壇者のステージへ上がるタイミング、音響や映像のキュー出しをするのも進行の役割です。意外と見過ごしがちですが、全体の流れを把握して最適なタイミングのキュー出しができるのは、進行担当者だけなのです。
イベント当日、プログラムがはじまるまでの間に映像や音楽を流したり、プログラムがはじまったら会場の照明を落としたりするなどのタスクです。会場がこれらの業務をやってくれる場合は、そのタイミングや内容などについて事前にすりあわせておくようにしましょう。また、同時通訳が入るようなイベントの場合は、通訳会社さんとのコミュニケーションも必要になります。
以上がイベントに必要な役割分担の例です。
もちろんイベントの内容や来場人数によって必要なスタッフの数や役割分担も違うので、これが絶対に正解というわけではありません。明確な役割分担はなく、色々な役割を掛け持っていたり、複数人で分担してやっていたり、そもそもそんなにスタッフとして動ける人数いないよ！というケースもあるでしょう。
規模や内容に応じて、運営や進行の最適な人数をシミュレーションし、できるだけその人数を確保すると良いと思います。ただしポイントは、イベントを成功させるためにどの点を気をつければ良いかということなので、上記のような役割を各自が意識し、イベント当日に慌てないようにすることが大切だと思います。