企業主催のイベントやセミナーなどを開催する際、イベントの後半で軽食などを用意し、懇親会を設ける場合があります。懇親会は、イベントの主催者と参加者、あるいはイベントの参加者同士がつながり、親睦を深める場として重要な内容のひとつです。そこで今回は、懇親会の役割について考えてみたいと思います。
主催者にとっての懇親会の役割
イベントに参加された方が同一会場に集まっているということは、同じ思いや目的の方が一堂に会することであり、ネットワーキングを目的とした懇親会はきわめて貴重な場だと思います。イベント当日、その会場に同じ思いや目的の方がいるので、新たなつながりを生み出すことができる場となります。懇親会は、一方通行で企業やブランドのメッセージを伝える場ではなく、双方向のコミュニケーションを通じて理解を深め、かつ、ビジネス商談の場だとなかなか話せないこともフランクに話せる場だと思います。
またさらに、懇親会は次のような場でもあります。
イベントのフィードバックを得ることができる場
参加者からイベントのフィードパックを直接いただく良い機会になります。アンケートではなかなか答えていただくことのできない本音の部分も直接聞くことができ、親睦も深めれば次のイベントに参加したいと思ってもらえるかもしれません。
参加者の満足度を高める場
懇親会は、参加者同士で自発的に行うことは難しいもの。主催者がイベント終了後に懇親会をプログラムすることで、参加者同士のコミュニケーションも図ることができるので、イベントの印象も強く残ります。懇親会の食べ物や飲み物についても印象が残るので、参加者の属性やイベントの特性に応じて、食べ物にも気を配る必要があります。
協賛社へメリットを返すことができる場
イベントの協賛会社に飲料関係や食品関係の企業がいらっしゃれば、ランチや軽食、ドリンクスポンサーとなっていただくことで、懇親会がプロモーションの場として活用できます。また、主催者にとっては、コストをかけずに懇親会ができる可能性もあります。
懇親会には複数のメリットがあると思います。
イベントレジストでは、有料の懇親会を開催する場合、イベントページで有料チケットを作成し、事前集金を行うことができます。事前集金を行っておくと、一般的には当日集金だけの懇親会より参加率を上げることができます。
懇親会の参加を有料にする場合は、この事前集金機能をご利用いただき、（歩留まり率を考慮しながら）予め参加者数を想定し、会場、食事や飲み物を手配するのが良いでしょう。
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