EventRegist のチケットに記載されたQRコードをスキャンすると、顔写真付きの入場パスが出力されるシステムを、アドテック東京2016の場で新たにリリースしました。今回は、システムの導入に至った背景と感想を、アドテック東京でチケットを担当されたコムエクスポジアム・ジャパン株式会社 Sales and Audience Development Manager 満木夏子氏に伺いました。
--- アドテックについて教えてください。
アドテック（ad:tech）は、世界の主要都市で開催されるマーケティング・カンファレンスです。広告主、エージェンシー、ソリューションプロバイダー、メディアなどの各ジャンルのマーケターが集まるイベントで、日本では東京と関西で開催されています。
8回目の開催となった2016年のアドテック東京では、カンファレンス来場者と海外来場者が過去最高を記録しました。
グローバルスタンダードである写真付きパスデザインを採用
--- 入場パスに顔写真を印字したいと思ったのはなぜですか？
カンヌ広告祭など海外で開催されているグローバルカンファレンスでは、顔写真付きのデザインが主流です。
しかし、日本のカンファレンスでは写真付きのパスを取り入れているイベントはまだ多くありません。これまでアドテック東京は、グローバルスタンダードをいち早く取り入れて発信してきました。そこで、他のイベントに先駆けて、アドテック東京では2015年に顔写真入りのカンファレンスパスデザインを採用しました。
2015年は写真データの収集～発行プロセスで苦戦
アドテック東京2015では、パス購入プロセスとは切り離した形で、パスの作成・発行を行いました。指定のフォームにアップする形で申込者の方から写真データを提供いただき、そのデータをもとにパスを作成するという方法です。その結果、事前に写真データをご用意できなかった方や、当日チケットを購入する方のパスは一つ一つ手作業で作成しなければならず、受付で来場者の方をお待たせしてしまう結果となってしまいました。
グローバルスタンダードを日本企業と実現したい
そこで、2016年のアドテック東京では「参加者が写真データを簡単に登録、また当日もスムーズにパスを受け取れるシステム」を導入したいと思い、これまでレジストレーションの仕組みとして利用していたイベントレジストに相談しました。日本ではまだ前例の少ない取り組みを、日本の企業と一緒に実現させたいという想いもありました。
アドテック東京2016で新システムを導入
イベントレジストでは、アドテック東京2016に向けて参加者の顔写真データを収集するフォーム機能をリリースしました。また、既にQRコードをかざすとパスが出力される機能をリリースしていたため、それをバージョンアップさせ、QRコードをかざすと顔写真付きのパスが出力される新機能をリリースしました。
--- 今回、システムを導入することになった際に工夫した点や気を付けたポイントはありますか？
パス購入時に写真を登録するということに馴染みがないため、申込者の方への写真登録のご案内を強化しました。
また、2015年開催時には当日の写真撮影のために長い間お客様をお待たせしてしまった反省から、パスをご購入いただいた際に写真を登録していない方を対象に「事前に写真を登録いただくと入場がスムーズですよ」という内容のメールをイベント前に配信しました（今後イベントレジストからこのようなリマインドメールが配信できると嬉しいですね）。同様のメッセージをソーシャルメディアで投稿したりもしました。その結果、事前登録者の写真データの登録率が前年度を大きく上回りました。
当日購入者の方の写真撮影～パス発行にも対応
写真データの登録者数の割合が増えたとはいえ、イベント当日に購入なさるお客様や、事前に購入したけれど写真を登録し忘れた方にも他の方と同じデザインのパスを発行する必要がありました。そこで、イベントレジストの新機能を活用し、その場で写真を撮影しパスを発行できるオペレーションを組んで本番に備えました。
--- 当日はいかがでしたか？
前年度のような行列ができることはなく、スムーズにお客様をご案内することができました。
受付レーンのイメージは駅の改札。お客様ご自身でQRコードをスキャナーにかざしてもらい、発行されたパスを受け取って会場内に進んでいただくというレイアウトにしたため、数少ないスタッフでもなんとか運営できました。来場者の方にも「パスの受け取りがスムーズだった」という声をいただき、ほっとしています。
2016年はカンファレンス来場者と海外来場者が過去最高を記録したにも関わらず、スムーズな受付が実現できたのは、2015年の反省点を活かしてイベントレジスト内に写真登録システムを装備してもらったことと、事前のリマインドがうまくいったからだと思っています。
誰もやったことがない取り組みを
--- 今後のアドテック東京について教えてください。
これからもアドテック東京は、誰もやったことがないような取り組みを発信する場所でありたいと思っています。はたから見ると「無理でしょう？！」と思われることをどんどん仕掛けていきたい。
理想の受付は「手ぶらで来て顔パスで入場」。今回のシステムの導入でその一歩が踏み出せたと思っています。
--- 満木様、ご協力ありがとうございました。
アドテック東京を主催するコムエクスポジアム・ジャパン株式会社では、アドテック東京をはじめ、年間複数回に渡り、様々なマーケティングカンファレンスを開催しています。
イベントレジストは、BtoB / BtoCのイベント様々なシーンでご利用いただいています。
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