イベントの目的達成のために、来場者対応に不備がないか、コンテンツに不備がないか等、どうしても運営スタッフへの配慮が後回しとなり、不足しがちではありませんか？イベント運営スタッフが元気よく対応しないとイベント来場者への接遇も下がってしまいます。イベントを成功に導くためには、直接来場者と接する、スタッフのコンディションをケアするのことも大切です。
スタッフの休憩時間をシフトで確保する
イベントの種類によっては、昼食時間にイベント業務に支障の無いように、スタッフの人数を確保しながら休憩をとれるか。これは、イベントスタッフの人数確保の基本となるところです。そこで、スタッフの配置や休憩時間を一覧表にしておいて、スタッフの控室やバックヤードに張り出しておくと、スタッフの共通認識として理解されやすいです。
イベント会場近くにランチできるところはあるかを検討
運営スタッフに対しては、事前にイベント運営マニュアルの配布やブリーフィングなどを通じて、イベントの主旨等を知らせることが必要です。もちろんマニュアル等では、イベント当日の集合場所、集合時間、ドレスコード等を知らせると思います。そこで見落としがちなのでは、「食事」についてです。スタッフの中には、当日になって初めてそのイベント会場に来る場合もあるで、その点も考慮しておきましょう。例えば、
- イベント会場近くに飲食店、コンビニはあるのか？
- スタッフ用に食事や飲み物は用意されるのか？
- スタッフ用控室は確保されているのか？
など、スタッフがイベント当日行う動きを想定しながら、マニュアル作成することををおすすめします。
ケータリングや弁当の手配の有用性
郊外で行われるイベント等になると、イベント会場近くにコンビニや飲食店がないケースがあります。そうした場合、あらかじめスタッフの人数を把握していれば、ケータリングや弁当等を発注することも有効な手段です。ケータリングや弁当等を利用すれば、
- どうしても食事に十分な時間を割けない場合、スタッフがイベント会場の控室等で食事をとることができる。
- イベント会場から飲食店等まで距離が遠い場合、往復の移動に時間がかかるため、スタッフの休憩時間を有効に活用してもらえる。
などのメリットがあります。
以前、イベントレジストブログにてケータリングやデリバリーサイトの紹介をしましたので、気になる方は、こちらをご参考ください。
イベントの懇親会で活躍する、ケータリング / デリバリーサイト
イベントは主催者、スタッフが協力しあい、ベストなパフォーマンスを発揮することで、来場者満足度に貢献できると思います。イベント成功のためにぜひ検討してみてください。