イベントを開催する時、イベント主催者や運営会社のやるべきタスクは本当にたくさんあります。特に、参加者の方をどのようにおもてなしするか、楽しんでいただくかといった視点は重要です。
なにより重要なのは、イベントの中身（コンテンツ）です。そしてそれをどう魅せるかは、当日の運営にかかっています。その中でも大きな運営タスクである「受付」は、どのようにすればスムーズにおこなうことができるのでしょうか。
この記事では、下記3点についてご紹介いたします。
目次）
受付オペレーションの重要性
イベントの受付は、イベントの種類や規模の大小によって様々なやり方がありますが、共通して言えるのは、「イベント参加者の方がまずはじめにそのイベントと触れる場所」であるということです。
つまり、受付での対応がそのイベントに対する最初の印象となるわけです。たとえば、極端な例ですが、ビジネス系のイベントで、受付スタッフ同士が私語をしていてお客様がいらっしゃったことに気づかないというようなことがあれば、その企業に対しての最初の印象はあまり良いものとはならないでしょう。
そのイベントのトーンやマナーに合わせて、お一人お一人の参加者の方をおもてなしする場所が、イベントにおける「受付」だといえます。そのため、イベント開催日より前に、どのように受付をおこなうかをきちんと決めておく必要があります。
受付は最初のおもてなしの場所であると言っても、参加者の方々は受付をするためにイベントに来ているわけではありません。そのため、「必要なこと」を「丁寧に」「素早く」済ませる必要があります。
受付で何をすべきなのかを明確にし、規模が大きい場合は「イベント受付マニュアル」を作ってスタッフ内で意識を統一しておきましょう。主に検討する必要があるポイントは、次のようなものです。
- 参加者の氏名確認はどのように行うか
チケットを確認する / 名刺をいただく / 名前を口頭で確認し、リストで照合する など- 受付でお渡しするものはどのようなものがあるか
首から下げるパスホルダー / パンフレット / グッズ など- 参加者種別ごとにどのような対応をするか？
事前申込を行っている方の受付方法
事前申込を行っておらず当日参加ご希望される方の受付方法
※一般の方のほか、イベントによっては登壇者、スポンサー、プレス など- 参加者からのよくある質問への対応準備はできているか？
施設内情報：トイレ / 自動販売機 / 喫煙エリア / Wi-fi 接続情報 など
会場周辺施設情報：コンビニエンスストア / 最寄り駅 など
前述したように、受付での対応がそのイベントに対する最初の印象となるわけですが、かといって参加者お一人お一人と丁寧にやり取りをしていると時間がかかってしまい、次の方をお待たせしてしまうことになります。この「丁寧に」とは時間をかけゆっくりと対応するということではありません。
- 「必要なこと」をきちんとおこなう
上記の「必要なこと」を、受付担当のスタッフがきちんと頭に入れておくことが重要です。そして、想定していない事態が起きた場合は、”誰が判断をするのか”を予め決めておき、参加者の方をお待たせしないようにしましょう。- 限られた時間の中で、丁寧に声掛けを
これも受付スタッフの仕事となりますが、受付で参加者の方がお待ちの場合は、対応を終えたスタッフがすぐに次の方の対応をしたり、受付の最後に「会場はあちらでございます」「行ってらっしゃいませ」と声掛けをするなど、限られた時間の中でも、心を込めて対応することが重要です。
イベントは一般的に、開始時間の直前に受付が集中します。時間通りにイベントをスタートさせるためには、受付をスピーディにおこなう必要があります。イベントの受付方法は様々です。イベントの規模や内容によって、どのようにすれば素早く丁寧に受付ができるのかを検討し、オペレーションを定めておくのが良いでしょう。 EventRegist を使うと、イベントの受付が圧倒的にスムーズに、スタッフの方にとっても楽になります。
ここまでは、イベント受付の重要性についてご説明しましたが、ここからはEventregist を使った場合、具体的にどのように受付がスムーズになるのかをご紹介いたします。
EventRegist 無料版でご用意している、イベント当日の受付を効率的に対応できる機能を抜粋してご紹介いたします。
EventRegist で作成したイベントページからチケットを申込むとすぐに、その申込者が登録したメールアドレス宛に、PDFチケットを添付した「申込確認メール」が送信されます。受付では、PDFチケットの”QRコード”を読み取ることで、入場時のお一人あたりの対応時間がぐっと短くなり、スムーズな受付オペレーションが実現できます。
※PDFチケットは、A4用紙に印刷して四つ折りにすると、A6サイズのパスホルダーに入るデザインになっています。
申込者の方が「申込確認メール」を消去してしまった場合は、いつでも申込者ご自身の「マイチケット」ページから、PDFチケットをダウンロードできます。
また、新機能（2023年9月リリース）として、申込者の方がスマートフォンから「申込確認メール」を開くと、「ウォレット」にチケットを追加することが可能となりました。
それぞれの詳細については、申込者（参加者）向けのヘルプページをご参照ください。
EventRegist では、主催者の方向けに「チェックイン（受付）アプリ」を提供しており、無料でダウンロードすることができます。
| iOS版 | Android版 |
受付では、チェックインアプリを使ってQRコードの読み込みをおこないます。QRコードの読み込みは、1回あたり2～3秒程度で完了します。受付開始前に、ある程度の人数の参加者がお待ちになっていたとしても、QRコードの読み込みだけであればすぐに待ち列も解消されるでしょう。
QRコードを読み取ると、その参加者が何時何分にチェックインしたかが履歴で残ります。また、インターネットに接続されている状態であれば、現時点で何人チェックイン済なのかを把握できます。イベント終了後には、EventRegist の管理画面から、どなたがイベントに来場されたのかをCSVデータでダウンロードすることも可能です。
また、チェックインアプリの「リストからチェックイン」機能を使うと、参加者のお名前やチケット番号を検索し、手動でチェックイン済にすることが可能です。
チェックインアプリの利用マニュアルはこちらのライブラリーからダウンロードできます。
EventRegist の管理画面からは、参加者のお名前やメールアドレスを検索して、手動でチェックイン済にすることができます。
スマートフォンアプリでのチェックインと併用し、チケットをお忘れの方用にPCを用意しておくと、事前申込をした方の受付管理をスムーズにおこなえます。
少人数のイベント・セミナーや、スマートフォンの用意ができない場合などは、紙の参加者リストを出力して受付をする方法もあります。
EventRegist の管理画面から「参加者情報一覧」をCSVファイルでダウンロードすることができますので、参加者リストの作成にお役立てください。
上記が主なイベント受付方法ですが、どのような方法がベストなのかは、そのイベントの規模やどのような方が来場するかによって異なります。たとえば、よく見知った方が参加する小規模なイベントの場合、チケットを用意してもらうのではなくリストで照合した方が良いかもしれません。また、事前申込なしで当日来場される方が多いイベントでは、事前申込者の受付だけでなく、当日来場者の対応方法を別に検討する必要があります。
一般的には、スマートフォンアプリとPCを組み合わせて、事前申込をした方々の受付をするパターンが多いです。来場される全体の人数や、イベント開始直前などの受付が集中する時に何名程度来場される見込みなのかを想定し、スマートフォンやPCの台数をシミュレーションすると、受付で参加者をお待たせすることがなくなります。
いかにシステムを活用して受付を効率化できたとしても、受付がイベントにおける最初のおもてなしの場所である以上は、必要十分な人数のスタッフを配置しておく必要があります。ここからは、イベントにおける最適な受付人数は何名ぐらいなのか、その試算方法をご紹介いたします。
それは、受付スタッフの人数を会場のレイアウトから決めてしまうということです。たとえば、150人のセミナーを開催する場合に、会場入口に受付を置き、1時間前から受付を開始するとします。
入口付近の広さを考えると、長机ひとつしか置けないし、受付スタッフが2人いればなんとかなるだろう
このように受付スタッフの人数を決めるケースは実際によくありますが、
・受付で資料をお渡ししたり説明したりする場合、来場者1人にかかる時間が増えてしまうのではないか？
・受付2人のうち1人がお客様対応でかかりきりになった場合、受付が実質1人になるのではないか？
・1時間前から受付を開始しても、実際にお客様が集中するのはプログラム開始の直前なのではないか？
ということが想定でき、時間帯によっては来場者が受付に行列をつくる事態につながりかねません。
受付に来場者が並んでいる状態では、セミナーを時間通りに開始することもできませんし、開始時間を遅らせるとなると、せっかく早くお越しになった参加者の方からは不満が発生してしまいます。
このように、会場の広さや受付の場所などから受付に配置する人数を決めると、イベントのプログラム開始時間までに、すべての参加者の受付が終わらない可能性が考えられます。
では、スムーズに受付をするために必要なスタッフの人数は、どのように算出すればよいのでしょうか。そのためには受付のシミュレーションが必要です。シミュレーションするにあたり、以下の3つの項目を具体的にしていきましょう。
1. 来場者人数
2. 一人あたりの対応に必要な時間・・・受付でお渡しするものやご案内事項の時間も考慮する
3. 受付が混みあう時間・・・来場者が集中する時間が何分間あるか
前述のセミナーのケース（150人規模、会場入口に受付設置、受付開始は1時間前）で考えてみましょう。
1. は150人だということがわかっています。
2. は、例えばチェックインをしてパスと資料をお渡しするのに一人あたり20秒かかるとしましょう。
3. については、15分間と仮置きします。（実際、ビジネス系のイベントは15分間程度の間に集中することが多いです）
この場合、最大150人の来場者を15分間で応対する可能性があります。実際には15分間の前後にもいらっしゃいますので、この15分間は最も受付が集中する時間帯として想定しておきます。
すると、具体的に必要なスタッフは、以下のように計算できます。
・全員の受付を完了するのに必要な時間：150人×1人あたり20秒=3,000秒（50分）
・15分間で対応し切るために必要な人数：50分÷15分≒3.33（人）
つまりこのケースの場合、受付が集中する時間帯にスタッフが3.33人必要という計算になります。
1人が対応に時間がかかり次の方の受付ができない場合などに備えて、4人配置すると安全だといえるでしょう。
この受付スタッフの人数1人の違いが、受付待ちの行列となってしまうかスムーズに流すことができるかの大きな違いを生みます。
きちんとシミュレーションを行い、必要な時間と人数を算出することが大切です。
イベントレジストでは、上記のようなセミナーのほか、大型の展示会やカンファレンスなどでも運営サポートをおこなっています。受付を素早くおこなうことができるEventRegist のチェックインソリューションだけでなく、受付全体の運営サポートや、チェックイン端末のレンタルについてご興味のある方は、ぜひこちらからお問い合わせください。
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