イベントを開催する時、イベント主催者さんや運営会社さんのやるべきタスクは本当にたくさんあります。特に、参加者の方をどのようにおもてなしするか、楽しんでいただくかといった視点は重要です。
一番重要なのは、イベントの中身(コンテンツ)です。そしてそれをどう魅せるかは、当日運営にかかっています。その中でも大きな運営タスクである「受付」は、どのようにすればスムーズにおこなうことができるのでしょうか。
本ブログでは、下記3点についてご紹介させていただきます。
・受付オペレーションの重要性
・イベントレジストを使った受付方法
・イベント受付に最適な人数の算出方法
イベントの受付は、イベントの種類や規模の大小によって様々なやり方がありますが、共通して言えるのは、「イベント参加者の方がまずはじめにそのイベントと触れる場所」であるということです。
つまり、受付での対応がそのイベントに対する最初の印象となるわけです。例えば(極端な例ですが)ビジネス系のイベントで、受付スタッフ同士が私語をしていてお客様がいらっしゃったことに気づかないというようなことがあれば、その企業に対しての最初の印象はあまり良いものとはならないでしょう。そのイベントのトーン&マナーに合わせて、一人一人の参加者の方をおもてなしする場所が、イベントにおける「受付」だと思います。
そのため、イベント開催日より前に、どのように受付をおこなうかをきちんと決めておく必要があります。
受付は最初のおもてなしの場所であると言っても、参加者の方々は受付をするためにイベントに来ているわけではありません。そのため、「必要なこと」を「丁寧に」「素早く」済ませる必要があります。
受付で何をすべきなのかを明確にし、規模が大きい場合はイベント受付マニュアルを作っておきましょう。主に検討する必要があるポイントは、次のようなものです。
・参加者の氏名確認はどうやって行うか
チケットを確認する / 名刺をいただく / 名前を口頭で確認し、リストで照合する など
・受付でお渡しするものはどのようなものがあるか
首から下げるパスホルダー / パンフレット / グッズ など
・参加者種別ごとにどのような対応をするか?
事前に申し込んでいらっしゃる方の受付方法
事前に申し込んでいらっしゃらない方の受付方法
※一般の方、イベントによってはそれに加え登壇者、スポンサー、プレス など
・参加者からのよくある質問の確認はできているか?
施設内情報:トイレ / 自動販売機 / 喫煙エリア / Wifi 接続情報 など
会場周辺施設情報:コンビニエンスストア / 最寄り駅 など
前述したように、受付での対応がそのイベントに対する最初の印象となるわけですが、かといって参加者お一人お一人と丁寧にやり取りをしていると時間がかかってしまい、次の方をお待たせしてしまうことになります。この「丁寧に」とは時間をかけゆっくりと対応するということではありません。
・「必要なこと」をきちんとおこなう
上記の「必要なこと」を、受付担当のスタッフがきちんと頭に入れておくことが重要です。そして、想定していない状況が起きた場合は、誰が判断をするのかを予め決めておき、参加者の方をお待たせしないようにしましょう。・限られた時間の中で、丁寧に声掛けを
これもスタッフの仕事となりますが、受付で参加者の方がお待ちの場合は、対応を終えたスタッフが声を掛け、すぐに次の方の対応をしたり、受付の最後に「会場はあちらでございます」「行ってらっしゃいませ」などの声掛けをするなど、必要最低限の時間の中で心を込めて対応することが重要です。
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受付でお客様が並んでいる状態では、セミナーを時間通りに開始することもできませんし、開始時間を遅らせるとなると、せっかく早くお越しになった参加者の方からは不満が発生してしまいます。
このように、会場の広さや受付の場所などから受付に配置できる人数を決めると、イベント開始前に全ての参加者の受付を済ませることができなくなる可能性があります。
では、スムーズに受付をするために必要なスタッフ人数を検討するには、どうすれば良いのでしょうか。そのためには受付のシミュレーションが必要です。シミュレーションするにあたり、以下の3つの項目を具体的にしていきましょう。
1. 来場者人数:イベントに参加する人数
2. 一人あたりの対応に必要な時間:受付で何かお渡ししたり、ご案内があるとその分時間がかかります
3. 受付が集中しそうな時間帯:実質何分間が参加者が集中する時間か
前述のセミナーのケース(150人規模、会場入口に受付設置、受付開始は1時間前)で考えてみましょう。
1. は150人だということがわかっています。
2. は、例えばチェックインをしてパスと資料をお渡しするのに一人あたり20秒かかるとしましょう。
3. については、15分間と仮置きします。(実際、ビジネス系のイベントは15分間位に集中することが多いです)
この場合、最大150人の来場者を15分間で応対する可能性があります。実際にはこの15分間の前後にもいらっしゃいますから、これは最も集中するケースと考えておけば安全です。すると、具体的に必要なスタッフは、以下のように計算できます。
・全員の受付を完了するのに必要な時間:150人×1人あたり20秒=3,000秒(50分)
・15分間で対応し切るために必要な人数:50分÷15分≒3.33(人)
つまりこのケースの場合、3.33人いると安心ということになります。
1人が何かの対応などで次の方の受付ができない場合などに備えて、4人いると安全だと思います。
この人数1人の違いが、受付待ちの列となってしまうかスムーズに流すことができるかの大きな違いを生みます。
感覚やこれまでの経験だけではなく、きちんとシミュレーションをすることが大切です。
イベントレジストでは、こうしたセミナーはもちろん、大型の展示会やカンファレンスなどでも受付運営のサポートをおこなっています。受付を素早くおこなうことができるEventRegistのチェックインソリューションはもちろん、チェックイン端末のレンタルや受付全体の運営もお手伝いします。ご興味のある方は是非こちらからお問い合わせください。
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