イベントは本番一発勝負。やり直しがききません。事前に全体的なスケジュールや役割分担について密に計画を立てていても、本番では様々な予期せぬ自体が発生します。
こうした予期せぬ自体に慌ててしまうと決断が遅れてしまいます。トラブルをできるだけ小さな規模で収束させるために、起きうるトラブルは事前に対策をシミュレーションしておくことが大事です。
では具体的に、どのようなトラブルを予測しておくと良いのでしょうか？
イベントの規模により様々ではありますが、一般的によく想定される当日のイベントのトラブルには次のようなものがあります。
イベントの重要なコンテンツであるセッションの登壇者の方が何らかの理由で来れなくなるというケース。登壇者の方は代わりがきかないので、そのセッション自体をどうするか判断しなくてはなりません。
代替案として、
・代わりのスピーカーの方に登壇していただく
・（パネルディスカッションの場合）その登壇者以外のパネリストで進行する
・（遅刻の場合）セッションの前後の時間をずらし、登壇者が到着するのを待つ
・Skype などリモートでつないで、オンライン上で登壇していただく
などが挙げられます。他にもセッション自体を中止とする方法もありますが、本番直前だったりする場合はなかなかそれも厳しいと思いますので、臨機応変に対応する必要があります。
事前の予防策としては、本番前にリハーサルの時間を確保し、リハーサル時間に来ていただくようにすると安心です。もしその時点で何らかの理由で登壇者の方が来れないことがわかった場合、本番までの時間に少し余裕が出ます。
司会者を外部の方に依頼している場合、司会者の方が何らかの理由で来れなくなる可能性もあります。登壇者の方が来ない場合に比べ、司会用の台本があれば代わりの人がやることができます。本番が始まる前に早めに判断をして、代役を立てるようにしましょう。
イベント本番にプレゼンテーションが映らなくなったり、マイクの音が出なくなったりなど、機材関連のトラブルも発生する可能性はあります。
予防策としては、機材関連はプロの方にお任せしてトラブルが発生したらすぐに対応してもらうようにしておくことがあります。また、リハーサルのタイミングで機材関連は実際に動かし、本番で予期せぬ操作をしないようにしておくことでトラブルをできるだけ防ぐことができます。
それでも本番中にトラブルが発生してしまった時には、すぐにリカバリーできるものであればリカバリーし、時間がかかるようであれば適宜休憩を入れるなどし、セッションの内容がしっかりと来場者の方に伝わる方法を考え対処するようにしてください。
イベントは、その日のお天気で来場者数が左右されがちです。特に有料イベントに比べ無料イベントの場合、お天気によって来場者予測が大きく下回ることがあります。お天気はその日の運のようなものなので雨が降ったりするのは仕方のないことですが、以下のような場合はイベントの開始時間を遅らせたり、イベント自体を中止せざるを得ないこともあります。
・台風や大雪で、交通機関がマヒしている
・イベント会場の地域に警報が出ている
上記のような可能性がある場合は前日から天気予報を意識し、「何時に」「誰が」「どのような判断を下すか」は事前に決めておきましょう。そして、開始時間の変更や中止の連絡はできるだけ早く参加者の方にお知らせするようにしましょう。
こちらの記事もご参照ください。
・梅雨シーズン到来！雨の日にイベントを開催する場合に気を付けたいポイントまとめ
イベント運営マニュアルにも必ず盛り込んで欲しい項目です。イベント本番中に火災が発生したり、病人や怪我人が出た場合は誰に報告をし、どのような対応をするのかはスタッフ間で共有しておくべき安全管理です。特に、病人や怪我人が出た場合は、むやみに動かしたりするとさらに事態が大きくなる可能性もありますので、必要に応じて救急車を呼ぶなどの措置も必要です。
こちらもイベント運営マニュアルにも必ず盛り込んで欲しい項目です。イベント開催中の地震発生は、参加者の方の不安につながります。地震が発生した場合、最も重要なのは参加者やスタッフの安全確保です。落下の危険があるライトや装飾物の近くにいる方に声をかけ、安全な所に誘導しましょう、また、会場担当者と必ず連絡を取り、会場の安全を確認するようにしましょう。
それほど大きな地震ではなく、そのままイベントを続行する場合は、その旨アナウンスを入れると参加者の方も安心します。仮に避難が必要なレベルの地震の場合は、会場担当者と連携を取りながら、アナウンスをし、スタッフが声をかけ、安全な場所に素早く避難するようにしてください。
こうした予期せぬ事態の対応は、会場の下見の際に会場担当者の方と確認しておくと良いでしょう。
その他にも、色々なトラブル想定があると思います。細かいトラブルを挙げるとキリがありません。どれも主催者にとっては胃が痛くなるようなシーンですが、大切なのは
・何かあった時に判断する人を予め決めておくこと
・冷静に対処すること
・参加者の方々の安全、快適さを第一に考えること
です。参加者の方に不安を感じさせないよう、場合によってはアナウンスなどできちんと説明をし、快適なイベント運営に努めましょう。
【関連リンク】
・トラブルを回避するために - 有料イベント開催前に決める5つのこと
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