イベントの開催日が近付くと、参加者から申込をキャンセルしたいとお問い合わせが入ることがあります。イベント会期直前、「返金は可能か？」「返金方法は？」「手数料はかかるのか？」といった質問の対応に追われた経験のある方は多いのではないでしょうか？事前にキャンセルポリシーを定めて運用方針を決めておくと、開催直前の慌ただしい中でもキャンセルについての問い合わせにスムーズに対応することが可能です。また、キャンセルの対応可否にまつわるトラブルの防止にもつながります。今回は有料チケットのキャンセルポリシーについて設定のポイントと参考文例をご紹介します。
イベントレジストを使って販売しているチケットは、主催者の方自身でイベント管理画面からキャンセルを行なうことができます。販売済チケットの返金フローについては、チケット申込日からキャンセル実施日までの期間によって異なります。
返金フロー詳細についてはこちらをご覧ください。
上記でご紹介した通り、イベントレジストではイベント開催前であれば主催者の方自身でキャンセル手続きを行うことが可能です。ただし、システム上ではキャンセルは可能ですが、イベントの性質や運用方法によって最適なキャンセルポリシーを予め検討しておく必要があります。また、イベントごとにキャンセルに関する対応方針を確定し、チケットの申込受付開始時には申込者に対して提示することをおすすめします。一般的に、イベントによって設定されるキャンセルポリシーの例・3パターンはこちらです。
興行系のイベントでは申込後の返金は行っていない場合が多く、また有料カンファレンスでも申込後はキャンセル不可としているケースがあります。
例文：
お客様都合によるお申込み後のキャンセルおよび返金はお受けしておりません。予めご了承ください。
申込者の人数に合わせてコンテンツや食事の手配内容を変える必要がある場合は、キャンセル期日を設定することが多いです。イベント開催直前は事前準備でバタバタすることが予想され、キャンセル・返金手続きへの対応が難しい場合も、このようなキャンセルポリシーが用いられることがあります。
例文：
キャンセルにつきましては●月●日 18:00までにお申し出があった場合はキャンセル手続きを承ります。それ以降のキャンセルにつきましてはお受け出来かねますので、何卒ご理解いただきますようよろしくお願い申し上げます。
比較的少人数を対象としたセミナー等では、イベント開始直前までキャンセル対応を可能としているケースがあります。
キャンセルポリシーは、どなたでも確認できる箇所に予め明示しておくと、トラブルを回避することができます。イベントレジストを使ってチケットを販売する場合、キャンセルポリシーの掲載場所としておすすめの箇所は以下の3カ所です。
[管理画面での設定箇所]
管理画面トップ＞イベント概要を編集「イベント概要」
[参考URL]
ヘルプページのこちらをご覧ください。
申込ページに掲載される「イベント概要」欄には、イベント内容の他にキャンセルポリシーについても記載しておくことをおすすめします。また、公式ウェブサイトがある場合は、そちらにも併記しておくとよいでしょう。
[管理画面での設定箇所]
管理画面トップ＞チケットの詳細を設定＞チケット一覧「設定」＞チケットの詳細設定「チケットの説明」
[参考URL]
ヘルプページのこちらをご覧ください。
チケット名のすぐ下に表示される「チケットの説明」欄は、イベント申込時の視界に入りやすく、おすすめです。
[管理画面での設定箇所]
管理画面トップ＞新着情報を投稿「投稿メッセージ」
[参考URL]
ヘルプページのこちらをご覧ください。
申込受付を開始してから、「新着情報」として投稿すると、メッセージはイベント告知ページに掲載され、既にチケットを申し込んでいる方へ、メッセージが投稿された旨メールが送られます。申込後返金不可の場合は、申込受付開始の際にキャンセルポリシーを掲載しておくことが望ましいですが、一定期間までキャンセルを受付ける場合は、「イベント概要」または「チケットの説明」欄への記載と併用して、リマインドとしてこちらの機能でキャンセル期限をアナウンスすることも有効です。
イベントの告知時には意外と忘れがちなキャンセルポリシーですが、イベントに参加なさる方との信頼関係を強くするためにも、トラブルを回避するためにも、早めにポリシーを決定し明記しておくと良いと思います。
そのほか、トラベル回避のために重要な事前準備について、こちらの記事もご参照ください。
・[イベント運営] これだけは事前にシミュレーション！イベントのトラブル対応
・トラブルを回避するために - 有料イベント開催前に決める5つのこと