一般社団法人日本CTO協会（以下、日本CTO協会）が主催する『#ThanksGivingDay2022』が、2022年12月17日（土）に野村コンファレンスプラザ日本橋・XEX日本橋にてオフライン開催されました。
コロナ禍後では初となる大規模な交流イベントの開催にあたっては「EventRegist 運営サポート」に加え、ツールとして「EventRegist（イベントレジスト）」「enavle Onsite（エネイブル オンサイト）」をご導入いただいています。
お取り組みの背景にあった課題と「EventRegist 運営サポート」に対する評価、そして今後の展望について、日本CTO協会の米子実那子氏、岩元舞氏にお話を伺いました。
--- #ThanksGivingDay2022の開催目的をお聞かせください。
米子実那子氏（以下、敬称略）： 日本CTO協会では「テクノロジーによる自己変革を、日本社会のあたりまえに」をミッションに掲げ、日本CTO協会のコミュニティの拡大を目的とし、理事や会員の方々とともに活動しております。
日本CTO協会が描くコミュニティの理想像は、「テクノロジーによる自己変革を志す人たちのベースキャンプ」です。自己変革を志す人が集まって意見交換し、山のように立ちはだかる課題をみんなで踏破し、越えていくための“ベースキャンプ”のような交流の場を提供したいと考えており、今回の会員及び招待者限定イベント #ThanksGivingDay2022 もこの取り組みの一環として開催されました。
コロナ禍の3年間に失われてしまった、対面で交流する機会を提供するだけでなく、イベントコンテンツである基調講演やスポンサーブースでは、参加者や理事、スポンサーが、互いの垣根を越えて最新のトレンドや情報を交換できるように設計しています。
岩元舞氏（以下、敬称略）： 日本CTO協会は、もともと「CTO会」というオフラインコミュニティからスタートしたという背景もあり、イベント当日は参加者同士の熱量がとても高く、オンラインイベントでは実現が難しかった「みんなでワイワイする空気感」を作れたかと思います。参加者の方がTwitterにイベントの感想を発信していたため、Twitter上ではトレンド入りするほどでした。
--- #ThanksGivingDay2022の開催では、どのようなお悩みがあったのでしょうか。
岩元： 私自身は、実はイベント運営の経験がまったくありませんでした。イベントを開催するにあたってまず何から手をつけたらよいのか、イベントにおける感染症対策はどのように行うのか、自分の判断が果たして正しいのか自信が持てない心境でした。
米子はイベント運営のご経験があったため、アドバイスをもらっていたものの、事務方メンバーのほとんどが、これまでイベント運営とは縁がありませんでした。
そもそも正職員3名の日本CTO協会には、イベント運営にかけられるリソースが足りておらず、イベント運営のプラットフォーム導入だけでなく、イベント運営全体をサポートしていただける協力会社を探していました。
米子： コロナ禍期間中の2022年には、4,000名以上の参加登録をいただいたオンラインイベントを開催したことはありました。オンラインイベントであれば、顧客管理上は参加人数が多くとも少なくとも、オペレーションに大きな違いはありません。
しかし、定員400名規模のオフラインイベントを開催するのであれば、参加者の貴重な時間を割き、会場まで足を運んでいただいたことに対して、しっかりイベントの価値を感じていただきたいと考えていました。
参加者全員が同じ方向を向いて座り、ただ講演を聞いて帰るのではなく、横にいらっしゃる方と会話をして偶発的な出会いを作り、交流を深めることで新しい発見が得られるようなイベントにしたかったのです。そのためには、私たちだけのリソースではなく、協力会社のお力添えが必要不可欠であると判断しました。
--- EventRegist 運営サポートを選ばれた理由をお聞かせください。
米子： 協力会社とイベント運営プラットフォームの導入を検討し始めたのは、イベント開催の2、3ヶ月前だったと記憶しています。イベントの企画に時間を費やしてしまったため、開催までの準備期間がほぼ2ヶ月しかなく、あまり余裕がありませんでした。
そのため、開催までのスピード感に合わせてくださること、イベント運営に慣れていない私たちのチームを引っ張ってくださる経験と実績を持っていることを条件に、協力会社を探しました。
岩元： イベントレジスト社を初めて知ったのは、日本CTO協会関係者の方にご紹介いただいたことがきっかけです。ビジネス向けのイベント経験や実績が多数あるとのこと、イベント運営の実務を一気通貫でお任せできることが決め手となり、お取り組みを決定しました。
--- EventRegist 運営サポートのお取り組みは、どのように進行しましたか。
岩元： 担当者の方と日本CTO協会で打ち合わせを行い、お互いの役割に線引きをしました。日本CTO協会側では、コンテンツの企画やイベント参加者からの連絡対応、スポンサーとのやり取りを担当し、イベントレジスト社には、イベント運営スタッフ27名の手配や施設責任者とのやり取り、イベントページの作成・設定や、イベント当日のオペレーションなどを担当いただくこととなりました。
打ち合わせでは、日本CTO協会の事情に親身になってアドバイスいただき、安心してお任せできると感じたことを覚えています。
ほとんどのイベント運営実務を手放せたことで、私たちは集客やコンテンツ、企画の作り込みに注力できました。
--- EventRegist 運営サポートについて、どのように評価いただいていますか。
岩元： イベント準備の段階から、イベントレジスト社の経験の豊富さ、臨機応変さを感じました。特にイベント会場の施設責任者とのやり取りを、まるごとお任せできたことがありがたかったです。商業ビル内の会場だったため、様々な利用規約があったのですが、問題なく什器の搬入、搬出を手配していただけました。
米子： ほぼ丸投げの状態でお願いできただけでなく、私たちでは気が付けなかった「参加者目線」からのアドバイスが印象に残っています。例えば、会場レイアウトの組み方では、参加者の動きを想定し、混乱や事故なく交流できる動線をご提案いただけました。
スポンサーと参加者の対話が生まれやすいようにと、一部のブースをドリンク提供や抽選会が行われる「Barブース」にするアイデアを私たちからお伝えした際には、その「Barブース」の設置場所を、参加者の邪魔をしない動線設計にしていただけました。その他にも、会場内の什器を四角のテーブルではなく、丸いテーブルに変更することで、より自然なコミュニケーションが生まれるように変更いただき、随所に工夫をしていただいています。
また、イベント当日には、基調講演の際にサテライト会場を開放し、参加者を2会場に分けるかどうかの判断でも助けられました。イベントレジストの担当者の方から「サテライト会場を開けてしまうと、おそらく少人数しか移動せずスカスカになってしまう。参加者目線で考えると、このまま1会場で実施したほうが良いでしょう」との臨機応変なアドバイスがありました。イベント当日でバタバタしているなか、とても心強かったと記憶しています。
--- 今回導入いただいたツールである、EventRegistとenavle Onsiteについてお聞かせください。
岩元： 今回のイベントで導入したツールについては、イベント運営サポートの一環でご提案いただき、導入を決定しました。
まずEventRegistの活用についてですが、イベントの準備から開催まで日数に余裕がなかったこともあり、イベント専用のWebサイトを開設することができませんでした。そのため、基調講演の内容やタイムテーブルなど、イベントに関する情報のすべてをEventRegistのチケット申込みページ内に集約するという方針を取っています。ページの構成や初期設定など、ほぼイベントレジスト社に制作を進めていただけました。
enavle Onsiteは、受付でQRコードを読み込むだけでセルフチェックインができ、参加者管理もできるツールです。イベント当日は、enavle Onsiteの使用方法が分かりやすかっただけでなく、セルフチェックインの案内経験があるスタッフの方に、参加者をサポートいただいたおかげで、大きな混乱もなく、スムーズにチェックインができています。
--- EventRegistとenavle Onsiteについて、どのように評価いただいていますか。
米子： EventRegistでは、チケット申込み時のアンケートを設置したことで、来場時間や興味のあるコンテンツなどの情報を、事前に取得することができています。これによって、混雑する時間帯やコンテンツごとの参加者人数を、ある程度予測することができました。今回、2つの会場（メイン会場とサテライト会場）を用意していたため、事前に会場の運用方法を検討できたことは高評価です。
enavle Onsiteは参加者同士の交流促進に貢献しています。受付時にQRコードを読み込むと、enavle Onsiteと連携した会場のプリンターから、氏名、企業名、役職が印刷されたパスが発行されますが、そのパスを身に着けていただくことで参加者同士が気軽に声を掛け合うことができたのです。
また、当初は日本CTO協会の会員限定のイベントとして企画していたのですが、途中から、会員から招待を受けた方も参加できるように変更しています。そこで、EventRegistの初期設定では想定していなかった、招待者の属性を正確に分けることができるか、という問題が発生しました。しかし、enavle Onsiteの機能により、無事に会員と招待者の属性の付け替え対応ができました。
岩元： enavle Onsiteによって得られた正確な参加者データは、今後、日本CTO協会のイベントをご案内する際に活用していく予定です。
--- 今後のイベント開催における展望をお聞かせください。
岩元： 日本CTO協会では #ThanksGivingDay2022 のような既存の会員向けイベントと並行して、より多くの方に日本CTO協会の活動を知っていただくためのイベントを、開催していきたいと考えています。大規模なオンラインイベントだけでなく、参加者同士のネットワーキングや交流を目的としたオフラインイベントも、定期的に実施していく予定です。
米子： #ThanksGivingDay を終えてみて、参加者の方からは今後の要望のお声をいただいており、日本CTO協会の中でも今後の改善案を話し合っております。今回の経験をしっかり活かして、より充実したイベントを開催していきたいです。
--- ご協力ありがとうございました。
編集後記
Twitterやインターネットで検索すると、#ThanksGivingDay2022に参加された方の投稿や感想記事が多数掲載されており、日本CTO協会の会員様や招待者様、スポンサー様の盛り上がりや熱量を未だに感じることができます。今回のイベントのお取り組みで、コロナ禍で忘れつつあったオフラインイベントの良さ、対面で交流することの体験価値を再確認させていただきました。今後のイベント開催でも伴走者としてお力添えできるよう、プラットフォームのご提供やイベント運営サポートなど、引き続き弊社サービスを進化させていく所存です。
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