「活気溢れるダンスの力で、岩倉を楽しく ! 明るく !! 元気に !!!」をテーマに、愛知県岩倉市で開催されたダンスイベント『IWAKURA DANCE FES!!! 2023』。2023年10月22日(日)には、約500人のダンサーによるダンスパフォーマンスパレードに続き、開園40周年を迎えた東京ディズニーリゾート®のスペシャルパレードが参加し、約4万人が市内外から訪れました。
本パレードの開催にあたっては56の観覧エリアが設けられ、事前申込みによる抽選やイベント当日の参加者を管理するシステムとして「EventRegist（イベントレジスト）」を導入いただきました。取り組みの背景にあった課題と「EventRegist」に対する評価について、岩倉市役所の秘書企画課企画政策グループ 宇佐見氏にお話を伺いました。
--- IWAKURA DANCE FES!!! 2023についてお聞かせください。
IWAKURA DANCE FES!!!は、2023年の開催が2回目となる新しいイベントです。「活気溢れるダンスの力で、岩倉を明るく!楽しく!!元気に!!!」をテーマに、プロアマ問わず、ダンスを思う存分楽しみ、熱く盛り上がることがコンセプトです。今回は、１日目をチームやソロで技術を競うコンテストステージ、２日目を岩倉市の路上で総勢500名がスペシャル仕様の振り付けで練り歩くダンスパレードとして開催しました。
また2023年は、東京ディズニーリゾート®40周年スペシャルパレードが参加したことで、大きな話題になりました。もともとは2021年に、市制50周年を迎える記念事業の一環として、同リゾートを運営する株式会社オリエンタルランド様にお声がけしていた企画です。その時は残念ながら、新型コロナウイルスの感染拡大で流れてしまいましたが、ようやくコロナ禍が落ち着いたタイミングで参加が実現しました。
--- ダンスパレードを開催するにあたって、どのようなポイントを重視していましたか。
韓国で痛ましい雑踏事故が起きたあとだったこともあり、ダンスパレードのプロジェクトチーム発足当時から、チーム全員が「事故なく安全に」開催することを重視し、合言葉としていました。安全を確保した上で、岩倉市民だけでなく、市外の方にも安心してダンスパレードを楽しんでいただくため、さまざまな開催形式を模索しました。
安全なダンスパレードの開催にあたって大きな悩みだったのが、岩倉市には、パレードに適した幅員に余裕のある道路・歩道がないことです。開催場所に決まった最も大きな道路でも片側2車線で、歩道も2、 3人程度の幅しかありません。さらに飲食店も多く立ち並ぶ通りのため、事前に場所取りをする人が出てくると、事故やトラブルになることが考えられました。
検討の結果、観覧エリアを設定した上で事前申込みと抽選を行い、集合場所から観覧エリアへ観客を誘導する方法を採用しました。またパレード当日には、市の職員や警備員、警察など、およそ700名体制で、観客の誘導や雑踏警備に当たりました。
--- 事前申込み制によるダンスパレードの開催には、どのような課題があったのでしょうか。
約40,000人の定員を設定したため、申込み期間中に大量の申込みと問い合わせが発生することが、容易に想像できました。これらに効率的に対応するには、何らかのシステムを導入し、参加者情報の管理やメッセージの一斉送信を行える必要があります。しかし、岩倉市としても前例がない規模のイベントであり、イベント管理システムを導入した経験もありませんでした。
もう1つの課題として、事故防止の方策について検討に時間をかけた結果、ダンスパレード開催まで半年を切ったタイミングで事前申込みと抽選を行うことを決めたため、スケジュールに余裕がなかったことが挙げられます。タイトなスケジュールのなか、大規模なイベントの開催経験がない市の職員でも扱えるイベント管理システムを検討・導入し、参加希望者への周知と並行して、警備の手配などを準備する必要に迫られていました。
--- イベント管理システムにはどのような機能や要素を求めていましたか。
事前申込みによる抽選が可能なことと、申し込んでいただく方々に分かりやすく、申込みしやすいシステムであることが重要でした。そして、抽選結果の当落通知や、当選者に対して観覧エリアなどのご案内メールが送れること、イベント当日は参加者の方がチケットを表示しやすいことも、システム選定において大事なことです。
主催者側としては、イベントページの作りやすさだけでなく、当日の受付がスムーズにできることも重視しました。ダンスパレード当日の入場管理は、市の職員が対応することになっていたため、デジタルに不慣れな職員でも扱えるシステムが求められていたのです。
--- EventRegistはどのようなきっかけでお知りになったのでしょうか。
他の自治体では、大規模なパレードをどのように管理しているのかリサーチをする中で、「ぎふ信長まつり」の「信長公騎馬武者行列」や、「浜松まつり」の「家康公騎馬武者行列」を参考にしました。この2つのイベントは、観覧エリアをブロック分けしたうえで、事前申込みかつ抽選で観覧者を決定する方法だったため、参考にするには最適でした。そこで活用されていたのが、EventRegistだったのです。
実際に「家康公騎馬武者行列」のイベントページや、当日使用されたPDFチケットを拝見し、とても分かりやすいと感じました。特に、チケットのデザインをある程度自由に編集できる点が高評価でした。さらに、どちらのイベントでも大きな事故が起きなかったことは、「事故なく安全に」という市の方針にも合致しています。こうした導入実績が最終的な決め手となり、EventRegistの導入が決まりました。
浜松市でのEventRegist導入事例は以下の記事でご紹介しています。
▶ [イベントレジストご利用事例] 株式会社エイエイピー／家康公騎馬武者行列@浜松まつり
--- EventRegistの導入はどのように進行しましたか？
イベントレジスト社と打ち合わせを行い、イベントページやダンスパレード当日までのスケジュールについて相談しました。ご担当者からは、EventRegistの操作方法や当日の流れだけでなく、抽選の案内方法やチケットのデザインなど、過去の実績を参考にした実践的なアドバイスをいただくことができ、大変ありがたかったです。
また、市の職員向けに説明会を実施し、ダンスパレード当日の受付フローや、QRコードの読み取りをシミュレーションしました。
--- チケットのデザインやEventRegistの活用ではどのような工夫をしましたか？
観覧エリアは56ブロックに細かく分けていたため、PDFチケットにエリアの詳細な説明を載せても、スマートフォンの画面上では見えづらい可能性があります。そこで、PDFチケットには「受付番号」と「対象観覧エリアの一覧表」のみを掲載し、チケットからWebサイトに遷移して、エリアマップを確認いただけるように工夫しました。
また、チケットの転売対策のため、申込みページに掲載する「個人情報保護方針への同意」機能を応用しました。同意いただきたい注意事項として、正規の方法以外で入手したことが発覚した場合は、観覧エリアに入れない旨を記載しています。さらに、当日観覧エリアで受付を行う際、チケットに登録した住所や生年月日と、身分証明書を確認するフローにしました。
【本イベントでご利用いただいたプレミアム機能】
抽選申込（事前審査）
イベント応募者の、当選・落選・キャンセル待ちを指定し、当選者のみにチケットを発行することができます。競合にあたる方の申込みの除外など、事前審査としても利用可能な機能です。
本イベントでは、市内在住の方と市外在住の方それぞれを対象に、2回に分けて申込みを行いました。
個人情報保護方針への同意
個人情報保護方針を掲載し、申込み時の同意を必須とすることができる機能です。同意いただけない場合は、申込みができません。
本イベントでは、個人情報保護方針と合わせて注意事項も掲載することで、チケットの転売対策にご活用いただきました。
▼ 申込みページでの表示イメージ
お問い合わせページを設定
デフォルトのお問い合わせフォーム以外に、任意のお問い合わせ先や文言を掲載できる機能です。
本イベントでは、イベントに関する「よくあるご質問（FAQ）」も掲載しました。
チケットのデザイン編集
PDFチケットは、A4用紙に出力後4つ折りしてご利用いただくことを想定しており、たとえば、右上には選択したセッションの一覧を、右下にはイベントに関する注意事項を掲載するなど、カスタマイズすることが可能です。
本イベントでは、当日の受付方法やエリア区分情報をチケットに掲載し、スムーズな入場を促しました。
--- EventRegistの導入でどのような成果が得られましたか？
チケットの申込み開始後、一定数の問い合わせは発生しましたが、おおよそ数パターンに絞られた内容だったため、対応に苦労することはありませんでした。また、イベント管理画面から申込み者のCSVデータを簡単にダウンロードできるので、申込み締切後の抽選作業や、明らかな不正申込みの除外を、スムーズに進めることができました。
ダンスパレード当日は、観覧エリアの受付に若干の待ち時間が発生しましたが、事前にシミュレーションしていたこともあり、ほぼ想定どおりでした。受付を担当した市の職員からも問題点の報告はなく、「QRコードの読み取り」「身分証の確認」「エリア判別用のリストバンドを巻く」といったフローで滞りなく進行することができました。
--- ダンスパレード全体のご感想をお聞かせください。
今回のダンスパレードの申込みのように、これからも、行政のさまざまな手続きがオンラインに移行していくでしょう。だれでも簡単に操作できる、EventRegistのようなツールやシステムが、より一層求められると思います。
しかし、高齢者のように、なかなかデジタルに適応できない方もいらっしゃいます。今回のダンスパレードでは、どうしても申込みの入力方法が分からないという岩倉市民に対しては、紙での申込みも受け付けていました。誰一人取り残さないことを前提に、今後も市民を元気にするイベント企画に取り組んでいきたいです。
--- ご協力ありがとうございました。
編集後記
ダンスパレード当日は、私も現地に伺いました。ニュースでもディズニーパレードが取り上げられていましたが、岩倉市民の方々によるダンスパレードも素晴らしく、街全体の盛り上がりを肌で感じました。
コロナ禍以前のイベント企画は、同じ自治体で開催された過去のイベントを参考にされることが多かったように思います。しかし今回のイベントでは、直近に開催された「ぎふ信長まつり」や「浜松まつり」といった、他の自治体の事例を参考にされ、成功を収められました。
今後もEventRegistのご提供にとどまらず、イベントの成功に貢献できるよう、さまざまな実績やノウハウを蓄積し、引き続き企画・運営面でサポートを行ってまいります。