2023年に創刊80周年を迎えた食品産業の業界紙「日本食糧新聞」をはじめ、書籍の発刊やWebメディアの運営、そして展示会事業を展開する日本食糧新聞社。「食・いのち・未来」を企業理念に掲げる同社が主催する、関西最大級の展示会『FABEX関西2023』が、2023年10月11日〜13日に開催されました。
2023年で11回目の開催となる『FABEX（ファベックス）関西』では、10年近く前より、セミナーの申込み/入場管理のツールとして「EventRegist（イベントレジスト）」をご導入いただいています。
長年の展示会開催でEventRegistをご愛用いただいた理由や、セミナー開催時の活用方法、そして今後の展望について、株式会社日本食糧新聞社 ビジネスサポート本部 展示会事務局の川野 貴将氏にお話を伺いました。
--- FABEX関西は、どのような目的で開催されているのでしょうか。
FABEXは、惣菜デリカや弁当などの中食（なかしょく）や、外食産業に特化した、国内最大級の業務用専門展です。中食・外食産業のベンダーやメーカーと、スーパーや飲食店、卸のバイヤーとのマッチングの場として、新しい商談を創出するだけでなく、展示会の会場の中で、様々なイベントやセミナーを開催し、情報収集に敏感な業界関係者に向けて、いち早く国内外のトレンドや最新情報を発信しているのが大きな特徴です。
もともとは東京開催のみでしたが、食品業界や関連・関係団体の皆様のご希望にお応えする形で、関西でも開催することとなりました。また国内だけではなく、海外からも数多くご出展をいただいております。
コロナ禍をきっかけに中食産業は大きく成長しており、開催規模や参加者数において、関西最大級の中食・外食産業の展示会として、ますます注目度が高まっています。
--- リアルで開催する展示会は、出展者や来場者にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。
何か特定のニーズや課題を持っていなくとも、まずは展示会に足を運んでいただくことをきっかけに、今流行っているものや業界の変化を肌で感じることができること、さらに、多くの企業が展開している商品やサービスを、眼の前で体験・体感できることが、オンラインの展示会との違いだと思います。とくに食品の展示会の場合は、実際に味わったり匂いを感じたり、実物を確認するなど五感で感じることが重要で、それこそがリアル開催の強みです。
--- 展示会のプログラムとして開催されているセミナーには、どのような目的があるのでしょうか。
業界のトレンドを発信する場として、また、業界が抱える課題を解決するような提案がされる場としても、FABEXをご活用いただきたいという考えから、展示会内のセミナーには力を入れています。
出展者も来場者も、常に新しい商品やサービスを求めていますので、業界の一歩先をいくセミナーコンテンツになるように毎回工夫をしています。
また登壇者の方からは「一度だけでなく、二度三度とセミナーを実施したい」というご要望をいただくことも多いです。登壇者の方とセミナーに参加した企業との商談が決まったり、別のセミナーでの登壇に繋がったりと、様々な人のつながり・ネットワーキングが生まれており、これも展示会の重要な機能のひとつだと考えています。
--- 展示会のセミナー運営に、EventRegistを導入された背景をお聞かせください。
私がFABEX関西を担当する10年近く前から、EventRegistは導入されていたと聞いているのですが、当初の目的は、セミナー参加者の人数を正確に計測することだったそうです。
EventRegistを導入する以前のセミナーは、事前予約制ではなく、会場にお越しの方はどなたでも自由に参加いただける形式だったのですが、登壇者の方から、事前に参加人数を把握しておきたいとの要望がありました。セミナーの参加者数が事前に分かっていれば、少人数の場合には個人に訴えかけるような深い話題を用意したり、参加者が多ければ、より多くの人が気になるような一般的な話題にするなど、工夫することができます。
また、私たち主催する側としても、事前に参加者数が分かっていれば、配布資料や現場スタッフなどの適正な数を算出したり、受付と会場内の配置を工夫することもできます。
--- EventRegistと比較検討したツールやサービスがあれば教えてください。
私が担当となってから、別のツールに置き換えようかと検討したことは何度かありました。しかし検討するたびに、やはりEventRegistを使い続ける判断となりました。
継続して使用しているポイントは、使いやすさと利用料金の安さです。使いやすさの面ではたとえば、QRコードを読み取ることで事前登録の有無が判別でき、混雑しているセミナー会場でも、スムーズな入場管理が可能となっています。また、読み取り時のエラーが少ないという点も、安定したセミナー運営にとって重要な要素だと思っています。
--- 初めてEventRegistを操作した時のご感想をお聞かせください。
私が初めてEventRegistでセミナー管理を担当したのは、入社して3ヶ月ほどのタイミングです。それまでに大きなイベント運営の経験もなく、すべてが初めてのことでしたが、EventRegistは問題なく活用でき「使いやすいな」という印象を持ちました。
使い方の習得に際しては、イベントレジストサイト内のヘルプページ（ https://support.eventregist.com/ja/knowledge ）でFAQや操作方法の説明を見ながら、先任担当者から30分ほどの引き継ぎを受けた後、テストとして架空のセミナー申込みページを作成し、自分自身の端末でどのようなシステムなのかを確認しました。
EventRegistの管理画面はとても見やすく、不慣れな私でもチケットのデザイン変更を簡単に行うことができました。
チケットのデザイン変更は今でもよく活用しています。過去のセミナー受付時のオペレーションの反省を活かして、ご参加にあたっての注意事項を記載したり、セミナー会場までの地図を配置したりと、展示会を重ねるたびに改善を行っています。
--- 現在のEventRegistのご活用状況についてお聞かせください。
現在は、FABEX関西をはじめ、FABEX東京、FABEX中部、受託展示会の、合計4つの展示会でEventRegistを使用しています。FABEX関西では、主にビジネスサポート本部の社員3名が、EventRegistを使用しました。
--- EventRegistのタイムテーブル機能は、セミナー管理でどのように活用されていますか。
セミナー参加をご希望の方が、EventRegistで作成したページからセミナーに事前登録すると、当日の受付用にQRコードが発行されます。事前登録時に、タイムテーブル画面で複数のセミナーを選択した場合も、発行される1つのQRコードで、選択したすべてのセミナーに参加することができます。
他には、たとえば午後のセミナーに登録している方が、間違って午前のセミナーの受付時に来られて、QRコードを提示されることがあります。そこで活用しているのが、事前登録のないQRコードを読み取ると「この参加者は本セッションを選択していません。」というポップアップメッセージが出る機能です。
この機能によって、各セミナーの受付で事前登録の有無を判別することができるので、事前登録のある方を優先してご案内することが可能となり、残席があるときには、事前登録のない方にもご参加いただくことができています。セミナー参加者の満足度に貢献している機能だと感じています。
【本イベントでご利用いただいたプレミアム機能】
複数のセッションが同時並行で開催される、タイムテーブル制イベントを作成することができます。セッションごとに席数を設定し、申込数を管理したり、席が埋まった時に「満席」と表示することが可能です。
「チェックインポイント」を設定すると、イベント入場時の他に、セッションや出展ブースでもチェックイン履歴を残すことができ、参加者が会場内でどのように回遊したかをトラッキングすることが可能です。
イベント申込後に発行されるPDFチケットは、A4用紙に出力後4つ折りしてご利用いただくことを想定しており、イベントのプログラムや会場マップなど、どの面にどんな内容を掲載するかをカスタマイズすることができます。また、掲載内容はチケットの種類ごとに設定できますので、チケットの内容に合わせて、注意書きやヘッダーデザインを変えることも可能です。
本イベントでは、右上にイベントに関する注意事項を、右下に選択したセッションの一覧を掲載してご利用いただきました。
▼ PDFチケット表示イメージ
--- 弊社からのサポートに対する評価をお聞かせください。
セミナーの準備期間は忙しく、タイトなスケジュールとなりますが、的確なサポートをいただけて助かっています。過去には、セミナー情報を誤って掲載してしまったことがあり、事前登録者へのお詫びのご案内方法についてご相談したこともありました。また、開催前のリマインドメールの設定についてサポートいただいたことも、印象に残っています。
--- EventRegistの導入によって、どのような成果が得られましたか。
もしEventRegistを使わず、参加者リストを照合するような方法で受付を行った場合、多くのスタッフが必要になるでしょう。EventRegistならQRコードを読み取るだけなので、少人数の運営でも行列になることなく、スムーズに受付ができています。
また、セミナーの事前登録時に「業種」をご入力いただくよう設定することで、参加者の傾向に応じてセミナー内容を工夫することができています。
--- 今後のFABEX関西における展望をお聞かせください。
FABEX関西の来場者の満足度をもっと向上をさせたいと考えています。そのためにITをさらに活用し、受付にかかる時間を削減することで、商談やセミナーを聴講していただく時間を増やしたいと思っています。
FABEX関西に参加する企業がますます増え、よりよいマッチングが生まれるという好循環を作れるよう、今後も取り組んでいきたいと思います。
--- EventRegistの導入を検討されている方に向けて、メッセージをお願いします。
もともと私はイベント管理ツールはおろか、一般的なビジネスツールにすら慣れていない段階でEventRegistを扱うことになりましたが、大きなトラブルもなくセミナー運営を成功させることができました。導入を検討する際は、まずは比較的小さなセミナーなどから試してみるとよいと思います。
--- ご協力ありがとうございました。
編集後記
日本食糧新聞社さまには、私が弊社に入社する前からEventRegistをご導入いただいており、セミナーのご担当者さまも変わられました。コロナ禍でリアルの展示会を開催することができない時期をはさみながらも、EventRegistの活用方法を引き継ぎいただいており、担当者の私としても学ぶところの多い事例でした。
今後も末永くご愛用いただけるよう、引き続きサービスの向上と改善に取り組んでまいります。