身近なコンテンツを使用したプログラミング教育を通じ、「アルゴリズム的思考」を身につけることができる教育型エンターテインメントイベント「アルゴガーデン -AlgoGarden-」が、2024年8月4日（日）に福岡県福岡市の大名カンファレンスにて開催されました。
2024年が初となるイベントの開催にあたっては、メインの参加者である小学生やご家族にスムーズにイベントに参加いただけること、また、スポンサー企業や講師の方々には成果を分かりやすく速やかに共有させていただくことを目指し、「EventRegist（イベントレジスト）」を導入いただきました。イベント開催の背景や思い、活用いただいた「EventRegist」のプレミアム機能、そして得られた成果について、日本コンベンションサービス株式会社 九州支社 松野木 勇樹氏にお話を伺いました。
--- 「アルゴガーデン -AlgoGarden-」の開催背景についてお聞かせ下さい。
私ども日本コンベンションサービス株式会社は、1967年に創業した日本初のコンベンション運営会社です。日本におけるPCO（Professional Congress Organizer：国際会議運営の専門会社）のパイオニアとして、国際会議や学術集会、企業イベントの企画運営を中心に、通訳や翻訳、人材サービス、まちづくり事業なども展開しています。
私は現在九州支社に所属しており、全国から参加者が集う大規模な学術集会や会議の企画運営はもちろん、地域が抱える課題に寄り添った、課題解決型のMICE*に力を入れています。
*MICEとは・・・Meeting（企業などの会議）、Incentive Travel（企業などの報奨・研修旅行）、Convention（国際機関・団体、学会等が行う国際会議）、Exhibition/Event（展示会・見本市、イベント）の頭文字を使った造語で、これらのビジネスイベントなどの総称
こうした課題解決型MICEに取り組む一環として開催されたのが、今回の家族向けプログラミング教室イベント「アルゴガーデン -AlgoGarden-」です。自治体や企業が主催する教育イベントの場合、就職促進や人材採用、広報を目的に開催されることが多いため、対象は高校生や専門学校生以上とすることが一般的です。
しかし、小学校でもプログラミングの授業が行われているなど、プログラミングに関わる機会が増えていることから、より若い年齢層である小学1年生からでも参加できる教育イベントにも、ニーズがあるのではないかと考えました。さらに、地域に住むお子様とご家族が、楽しみながらプログラムを学べる機会を提供したいとの思いから、「ものごとを効率よく解決するための筋道・順序を考える、アルゴリズム的思考」を身につけられる教育型エンターテインメントイベントとして「アルゴガーデン -AlgoGarden-」を企画、開催しました。
--- 「アルゴガーデン -AlgoGarden-」について、どのような状態をイベントの成功と位置づけていましたか。
単発の企画として終わらせるのではなく長期的な目線で、イベントが地域に定着していき、地域に住むお子様の教育の一助になり、そしてスポンサー企業同士が交流する場にもなるようなイベントにすること、いずれは地域の風物詩のような、毎年夏休みの8月になると開催される教育イベントとして認知されたいと考えました。
長期的なイベント企画において重要なのは、予算を確保すること、つまりスポンサー企業に協賛いただくこと、そしてイベントに対して満足していただくことです。そのためには、まず参加者に満足していただける内容を提供し、イベント終了後には、スポンサー企業に対してしっかりと結果を報告することが大事だと考えています。
--- 「アルゴガーデン - AlgoGarden -」を開催するにあたって、EventRegistを導入いただいた理由をお聞かせください。
弊社には、自社開発・自社運用しているイベント参加者の登録・管理用のシステムがありますが、国際会議や学術集会などの大規模なイベントに最適な設計になっています。そのため、セミナーやワークショップといった小規模なイベント、企業向けの展示会やtoC向けのイベントなどでは、これまでEventRegistを活用してきました。
toC向けの「アルゴガーデン」でEventRegistを導入した背景には、私たちが操作に慣れているという安心感以外にも、カスタマイズの柔軟性が挙げられます。たとえば、イベントページのヘッダー部分にイベント独自の画像を掲載したり、各領域の背景色や文字色などを自由に設定し、お子様がいらっしゃるご家族の方にも分かりやすく工夫することができました。実際のイベントページ作成にあたっては、参加者と同じ立場の子育て中の社員にテスト操作を行ってもらい、フィードバックを受けて修正しています。
また、イベントレジスト社に相談すると、要望にあわせたEventRegist活用方法の最適解をご提案いただけることも、導入を決めた理由の一つです。
--- EventRegistの導入はどのように進行しましたか。
「アルゴガーデン」の開催は8月で、EventRegistでイベントページを作成しはじめたのは、約3ヶ月前の5月頃でした。今回のイベントでは、お子様やご家族に参加していただくワークショップが重要なコンテンツだったので、講師の方々とも、参加人数やプログラムの内容をすり合わせながら進行しました。
イベントページの作成には2名の社員が携わりました。EventRegistの管理画面は直感的に操作できるため、操作方法に関する細かな引継ぎを行う必要はなく、問題なく対応することができました。
また、EventRegistはイベントページの公開前に、テスト用の非公開イベントページを作成できる点が便利です。たとえば、ワークショップごとに異なる参加費や上限人数の設定、チケット販売期間の終了日時などが正しく反映されるか、反映されるとどのように表示されるか、などの点を確認しています。
社員によるテスト操作も、このテスト用イベントページで実施しました。事前に詳細な点までチェックできるので、本番のイベントページ公開後に修正が発生することはありませんでした。
--- EventRegistで特に活用したプレミアム機能をお聞かせください。
今回の「アルゴガーデン」で活用したプレミアム機能は大きく3つあります。
一つ目は、タイムテーブル機能です。
「アルゴガーデン」では難易度やジャンル別に複数のワークショップを企画しており、選択したワークショップごとに支払い金額が変わる仕組みを必要としていました。
また、ワークショップごとに定員を設けていたので、同じ時間帯のワークショップに重複して申込みできないよう設定する必要もありました。これは、”ひとりでも多くのお子様にワークショップを楽しんでいただきたい”という我々主催者側の思いがあります。また、イベント運営にあたっては、ワークショップの申込数より実際の参加者数が少なくなることを避けたい、お申込み後にご都合が悪くなられたなど不参加となった場合、ワークショップ代金の返金対応が発生しない、という仕組みも必要でした。
二つ目は、販売数の上限設定機能です。
今回のイベントのメインターゲットは小学生でした。ただ、「小学生」と言っても1年生から6年生まで幅が広く、体格差もあります。会場内が混雑し、怪我や参加者同士のトラブルになってしまう事態を避けるため、保護者の方の目が行き届くよう、1家族につきお子様は3名まで参加可能と決めました。
そして、ワークショップに参加する小学生は有料の「ワークショップ付き入場券」を、ワークショップに参加しない保護者や未就学児は無料の「入場券」をお申込みいただくよう、2種類のチケットを作成し、それらの総数に上限を設けることで、会場全体のキャパシティを超えないよう配慮しました。
三つ目は、イベントに申込む際に、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）への同意を得る機能です。
主催者のプライバシーポリシーだけでなく、イベント独自の同意事項を掲載することもでき、チケット申込みと同時に許諾を得ることができる点が魅力的です。今回は初めての開催ということもあり、会場内で撮影した写真を弊社のWebサイト内に掲載し、今後の広報活動に役立てたいと思っていました。そこで社内のリーガル部門が起草した文言を掲載し、チケット申込み時に肖像権に関する許諾を得るよう設定しました。あとから個別に参加者の方に許諾いただくよう連絡する必要もなく、スムーズなイベント運営を可能にした機能といえます。
--- その他にEventRegistで活用した機能があればお聞かせください。
EventRegistの「統計情報」を活用しました。
「統計情報」では、イベントページのPV数や、参加者の申込数、世代や属性などの項目を切り替えることが可能で、たとえば年代別の申込者数を一瞬でグラフ表示することができます。そのグラフのスクリーンショットを、スポンサー企業への報告レポートに使用しています。この機能のおかけで、手作業でCSVデータから集計や作表を行う必要がなく、また集計ミスもおこらないため、レポート作成時間の大幅な削減ができています。
また、「統計情報」で確認できるデータをもとに、来年以降の企画を考えたり、スポンサー営業での提案に反映させたりと、さまざまなシーンで役立てることができます。
【本イベントでご活用いただいた機能】
チケット別タイムテーブル・有料セッション （プレミアム機能）
複数のセッションや分科会が同時並行で開催されるイベントでの、複数の会場や時間帯の柔軟な設定と、セッションごとの申込数管理が可能な機能です。
本イベントでは、同時間帯に開催されるワークショップへの重複申込みを制限し、ワークショップごとに異なる参加費を設定して活用されました。
販売数の上限設定 （プレミアム機能）
チケットが複数種類ある場合、すべてのチケットの合計販売枚数に対して上限を設定できる機能で、会場の収容人数を超えないように上限を設けることが可能です。
本イベントでは、1家族につき最大4名まで参加可能とされ、2種類のチケットの申込合計数が、会場の収容人数以下になるよう設定されました。
個人情報保護方針（プライバシーポリシー）への同意 （プレミアム機能）
イベントの申込み時に、申込者がイベント主催者の「個人情報保護方針（プライバシーポリシー）」に同意しないとチケットを申込むことができないよう設定できる機能です。
本イベントでは、イベント会場内の写真や動画の利用を含む、イベント独自のプライバシーポリシーを設定されました。
統計情報
イベントごとの統計情報をグラフ化して表示する機能です。イベントページのPV数ｘ曜日別、チケット申込数ｘ年代別、チェックイン数ｘ開催日別など、指標や分類項目を簡単に切り替えて確認することができます。
本イベントでは、統計情報に表示されるグラフを、スポンサーへの報告レポートに利用することで、レポート作成にかかる工数削減に役立てられました。
▼グラフ表示イメージ
※画像はイメージであり、アルゴガーデンの統計情報ではありません
--- EventRegistを活用したことで、どのような成果が得られていますか。
イベント開催後は参加者に向けてアンケートを実施しており、「参加チケットの購入ページはいかがでしたか？」という質問項目を設けました。その結果、およそ80％から「分かりやすかった」と回答をいただき、改めてEventRegistを導入して正解だったと感じています。
主催者として高く評価しているのが、QRコードを読み取るための受付用の「チェックインアプリ」内で、参加者名を検索し、主催者側が手動でチェックイン済に切り替えができることです。参加者の方が来場された時に、QRコードをすぐに表示できないことも少なくありませんが、受付スタッフがお名前を伺い、手元のチェックインアプリ内で検索できることによって、受付でのスムーズな対応が可能となり、入場の混雑緩和の一助となりました。
--- 今後の展望をお聞かせください。
今回が初めての開催ということもあり、イベント全体としてはスポンサー企業数や参加者数が伸び悩んだ面はありました。その一方で、アンケートの結果、参加者満足度がとても高かったことが分かり、これを成果として来年以降につなげたいと考えています。
その際は、EventRegistで得られたデータを、ワークショップの企画やスポンサー営業にしっかり役立て、当初の目的である地域の風物詩のような教育イベントに成長させていきたいです。
--- 最後に、イベントにおけるEventRegistはどのような存在だと言えそうでしょうか。
EventRegistのようなイベント向けツールがない時代は、実際に会場に足を運んで受付でチケットを購入してイベントに参加していました。その頃の受付はイベントのまさに「顔」であり、第一印象を決定づける大事な要素だったと思います。
デジタル化が進んだ現在、イベントの「顔」は、受付から事前に様々な情報を提供することができるwebサイトに移りました。その中で参加者登録に関連するイベントページはイベントの印象を左右する重要な要素です。イベントに参加したくなるかどうか、ワクワクするかどうかはイベントページの第一印象で決まるといっても過言ではありません。イベントを企画する上でイベントページの果たす役割は非常に大きいからこそ、イベント主催者は魅力的なページを作成すべきです。今回私たちが活用したEventRegistは、主催者の要望に沿った魅力的なイベントページを作成できるツールだったと考えています。
--- ご協力ありがとうございました。
編集後記
イベントは8月の猛暑日が続くなかでの開催だったと伺いました。小学生のお子さまとそのご家族が参加される教育イベントということもあり、イベント当日は受付やワークショップの運営だけでなく、体調不良などの様々な対応で大忙しだったと思います。
今回はプレミアム機能を含む複数の機能をご活用いただき、イベント当日のオペレーション効率化にお役立ていただけたとのお声をいただき、非常にうれしく感じています。「アルゴガーデン」が福岡の夏の風物詩として定着し、多くの子どもたちにとっての成長の場となるよう、今後もお力添えさせていただければ幸いです。
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