イベントを開催する際、多くのイベント主催者様はまずイベント会場の選定をおこなうと思います。初めて利用する会場であれば、必ず下見をしましょう。下見をすることで、イベント当日の具体的なレイアウトや進行をイメージすることができますし、当日の準備に慌てることが少なくなります。
下見の時にチェックした方が良いポイントをご紹介します。
イベントに参加する方が会場に到着した時、実際にそのイベントが開催される場所までの導線はすぐわかるようになっていますか？例えば実際の場所は地下だったり、会場の入口に入ってすぐわからないと、参加者の方にとってはストレスになってしまいます。
もし導線がわかりにくい場合は、イベント当日案内サインなどの用意が必要です。会場によっては公共の入口部分にサインを置くことができないケースもあります。その場合は案内するスタッフが必要になるので、サイン設置の可否を確認し対応を考えるようにしましょう。
参加者がイベント会場に到着して、まず行うのが「受付」です。受付はパッと見てすぐにわかる箇所に設置する必要があります。他のイベントも同時に開催されているような大きなイベント会場の場合、受付の設置箇所が限られる場合もあります。これも下見の時点で会場の担当者と確認するようにしましょう。
また、受付の時に必要なテーブル/椅子は会場で用意してもらえるのかも、忘れがちな確認項目です。受付にパソコンやチェックイン用のスマートフォンなどを使う場合は、電源の確保も必要です。受付予定の場所の近くに電源を取る口があるかどうか、延長コードを用意する必要があるかも下見の時に確認しておくと良いと思います。
下見の前に、イベント会場で必要な機材のリストを作成しておきましょう。大概使うのはプロジェクターだと思いますが、会場によって無料で貸してもらえたり、有料となったり様々です。また、可能であれば、実際にどの位の大きさで投影されるのかテストをしてみることをオススメします。
他にも、
・イベントがはじまるまで音楽を流しておきたい場合は、音響関連の手配が可能か？
・登壇者分のマイクが用意されているか？
・会場にオープンで使えるWiFiがあるか？
・来場者分の椅子やテーブルはあるか？当日席が足りなくなった場合、予備はあるか？
など、下見の際にできるだけ確認をしておきましょう。会場関連でかかる費用は、こうした備品や機材の費用も加算されることが多いため、詳細を詰めて最終見積を出してもらうようにしましょう。
こちらの記事もご参照ください。
・知っておくと便利！イベントにおける音響設備
イベントの懇親会でピザなどのデリバリーを頼んだり、コーヒーブレイクなどのケータリングを入れたい場合は、事前に必ず会場と相談をしておく必要があります。会場によっては、ケータリング/デリバリーの依頼先を指定しているケースもありますので、直接注文したい方は可能かどうかを事前に確認しておいた方が良いと思います。
イベントの事前に、手で運ぶことができない荷物を配送しておきたいケースもあると思います。その場合、大抵の会場が事前に宅急便などを代わりに受け取っておいてくれます。
ただ、急に送ると会場側も保管位置などに困るケースがありますので、配送物がある場合はその旨を会場側に伝えておきましょう。また、配達先についても、会場で迷子にならないよう、住所や配達先の名前をどのように書けば良いか確認をしておきましょう。
最後に、イベントで最も大事なことは「イベントを安全におこなうこと」です。参加者の方々を安全に誘導することができるよう通路が確保できているかどうかなど、現場でシミュレーションをし、安全管理に努めましょう。
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