会場で直接登録ができる「オンサイトレジストレーション（当日登録）システム」がシンガポールのイベントで初めて採用されました。イベントレジストで実際に現地でサポートしたセールス＆マーケティングの村松にオンサイトレジストレーションシステムをリリースした背景や特長などを紹介してもらいました。
シンガポールでは、当日来場の多いイベントが多く事前登録を必ず行うという習慣がそもそもなく、イベントの運営方法も日本とは異なります。現地のニーズに合わせて、デザインされたパスを使用しても当日来場者にストレスなく登録してもらうための仕組みを提供する必要がありました。
このシステムは、事前登録をしない来場者の方もすぐチケットを発行することができる仕組みです。当日会場で名前、国名、会社名の入力をし、パスの印刷が完了するまで最大20秒ほどで完了します。事前にダミーのチケットをシステムに登録しておくことで、EventRegistの会員登録をしていない場合でも、当日登録で事前登録のチケットと同じデザインでチケットを発行することができます。ただし、事前登録とは違い、運営側も来場者も当日登録は手間が多少かかってしまいます。それを出来る限り軽減するようにしました。
オンサイトレジストレーションシステムは、事前登録の見込みが少なく、当日来場が多いイベントに向いています。特に日本の場合、当日登録は名刺をお預かりし、後からデータ化をすることが多いのですが、人数が多い程データ化に時間がかかり、またコストも発生します。こうした課題を解決することができるサービスだと考えています。
今回採用いただいたBeatyAsia 2016は、シンガポールで唯一のビューティ系イベントで、女性の美に関連する企業が集まる国際イベントです。今年で20回目のこのイベントは、モデルのウォーキングデモや会場内での販売なども行われています。イベレジのシンガポールオフィスに問い合わせがあり、以前Oishii Japanで採用された実績を認めていただき、採用が決定しました。
当日来場者登録ではパスの印刷まで行いました。PC、Wifi、プリンターは現地でレンタルし、受付スタッフは合計12〜13人で主に15、16歳のアルバイトが対応していました。スタッフの人たちがシステムの使い方に困らないように、英語で音声ガイドを準備しました。この音声ガイドは、スタッフが受付で対応せずにセルフ登録の場合でも利用可能です。また、トレーニングは前日1〜2時間程度でのごく簡単なものでした。当日は混雑が予想されたので、受付カウンターでは登録受付のみ、会場の入り口でチケットのQRコードを読み取りをする方式で運営しました。
初回のシステム利用がシンガポールということもあり、初日はかなりドキドキしました。来場者を並ばせたくなかったのですが、初日は少し並んだものの、ほぼクリアできました。来場者も迷うことなく登録が出来たのが良かったです。反省点は、チケット再発行の検索システムに少し時間がかかったことです。今後は検索のしやすさを向上したいと思います。
当日受付混雑の緩和をはかるために、こちらの記事もご参照ください。
イベントレジストでは、国内のお客さまだけでなく、海外のニーズに合わせ積極的に機能を拡充しています。オンサイトレジストレーションシステムは国内のイベントでもご利用可能です。ご興味のある方は、下記ボタンの問い合わせフォームからお問い合わせください。