席のレイアウトを決定するにあたり、まずはそのイベントがどのような内容のものなのかを改めて考えてみましょう。主なポイントは次のようなものです。
その上で、参加者の方々にとって居心地の良い空間を作ることが最も重要です。
スクール形式とは、テーブルと椅子を配置した形式です。全員にテーブルがあるので、来場者がメモを取りやすく、PCやドリンクなども置くことができます。自社の商品・サービスの説明が多い場合や、ノウハウ・事例などを共有するような内容の場合、来場者がメモを取る頻度も多くなりますので、テーブルのあるスクール形式の方が満足度は高くなります。またテーブルがある分、シアター形式と比べ空間的な余裕があります。
一方、テーブルを配置する分、会場に入ることができる来場者数はシアター形式と比べ少なくなります。
シアター形式とは、テーブルを置かずに椅子のみを配置した形式です。椅子のみなので、スクール形式と比べ数多くの来場者を収容することができます。一般的に、スクール形式より30～50%席数を増やすことができます。あまりメモを取ることのないトークイベントや講演会などの時は、シアター形式で運営することが多いです。椅子の出し入れのみなので、予定より来場者が増えた場合などもすぐに椅子を補完することができます。
一方、スクール形式と比べると来場者一人あたりのスペースが狭くなります。そのため、メモが取りにくかったり、ドリンクや荷物を置くスペースがあまりなくなります。また、長時間聴講する形式のものの場合、シアター形式の方が疲れやすくなります。
会場をレンタルする場合は、その会場のウェブサイトに「スクール形式の場合は○○席、シアター形式の場合は○○席」など、レイアウト形式によってのおよそのキャパが掲載されていることが多いので、事前におおよその席数をプランニングすることができます。目標としている来場者数と会場のキャパシティ、そしてどのような形態のイベントなのかを考え、最終的に席のレイアウトを決定すると良いでしょう。
上記以外の方法としては、前方部分だけをスクール形式とし、後ろはシアター形式とすることで、全てをスクール形式とするよりも収容できる人数を多くするといった方法や、サイドテーブルのある椅子を使って、シアター形式でも通常の椅子より使い勝手を良くする方法もあります。
いかがでしたでしょうか。会場選びの際はさまざまなポイントで検討する必要があります。
次の記事もあわせてご参照ください。
【参考記事】
・下見の時はここを確認！イベント会場のチェックポイント
・[イベント運営]イベント会場のネット環境の整え方
会場のレイアウトの他にも、イベント企画時に抑えておくべきポイントは数多くあります。
ぬけもれなくイベント企画書をまとめるためのポイントについては、
「イベント企画書で抑えておくべき8のポイント」をご参照ください。
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