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忘れがちな受付スタッフへの共有事項

作成者: Retsu Muramatsu|15/02/23 1:00
年間、大小含め様々なイベントが開催されており、受付スタッフ(ディレクターを除く)は、大きなイベントであれば、アルバイトやインターン、ボランティアを採用することがあります。受付をスムーズにするため、イベント開催前に受付のための教育や対応方法のルールを共有することが必要ですが、全ての対応方法を教育・共有することは難しく、多くの場合、担当者が対応することになるエリアに絞られた内容です。
一方で、イベント参加者からの視点でみると、ディレクターもアルバイトもインターンも区別なく、受付スタッフ、または、イベントスタッフとして判断するため、担当者のエリアに関係なく、イベントに関係する質問をする場合があります。
今回は、イベント開催前に必要な受付スタッフへの共有事項の中で忘れがちなポイントを確認したいと思います。


施設内情報

  1. トイレ:会場内で参加者が使用可能なトイレの位置は、男女で離れた場所に設置されている会場もあるので、性別毎に覚えておく必要があります

  1. 自動販売機:1日中開催されるイベントなどの場合、参加者は休憩等も含めて、飲料水の購入が必要になります。会場内に自動販売機がある場合、案内出来るよう覚えておく必要があります

  1. 会議室:イベント会場内で様々なセッションやセミナーが開催されている場合、参加者は、受付完了後、すぐに会議室に向かいたい場合があります。その場合、受付時に場所を尋ねることが多く、正確に回答できるよう覚えておく必要があります

  1. 喫煙室/エリア:数としては、上記と比較して少ない質問だと思いますが、喫煙を希望する参加者は、施設内で探す形となりますので、こちらも覚えておく必要があります

  1. Wifi:会場内で参加者が利用可能なWifi環境を用意している場合、名称とパスワードを回答する機会があります。覚えていないまでも配布可能な紙用意しておく必要があります


会場周辺施設情報

  1. コンビニエンスストア:施設に自動販売機がない場合や軽食を購入したい場合に参加者が尋ねる内容になります。レストランや飲食店まで覚えておく必要はありませんが、最寄りのコンビニエンスストアは頻繁に聞かれる質問内容になります

  1. 最寄り駅:イベント会場が複数の最寄駅からアクセス可能な場合、各駅までの道のりや最寄り駅名を聞かれる場合があります。質問を受けた場合、道のりまで正確に回答出来ないまでも、最寄り駅名を回答できるようにしておくことは大事です

  1. 目印:イベント会場が駅直結でない場合、会場までの目印となる建物等を聞かれることがあります。多くの場合、イベントのホームページにアクセス方法として表記されておりますが、口頭で確認される場合もありあすので、覚えておくと回答がスムーズです


いかがでしたでしょうか。
参加者が参加してよかったと思えるポイントは、些細な対応である場合もあります。アルバイトだからインターンだからと区別せず、伝えるべき共有事項は事前教育し、イベントの品質をあげることが、リピーターを増やしていくひとつの効果的な手段であります。こうした事項を受付マニュアルに加えたり、当日のオペレーション説明の時に共有しておくようにしましょう。


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