皆様はじめまして！４月からイベントレジストに加わりました、谷川と申します。
私自身は３月までフィンランド発スタートアップイベント“ Slush Tokyo 2017”の運営に携わっていました。
Slush Tokyoで500名いる学生ボランティアの統括を担当していた経験から、今回はイベントにおけるボランティアスタッフの巻き込み方についてお話したいと思います。
イベントというものは一人では作り上げることはできず、たくさんの方にサポートいただき初めて開催できるものです。
その中でも受付や誘導、設営、撤去といった業務には、ボランティアスタッフを導入する場合があります。ボランティアスタッフのモチベーションを高めて一緒に喜んで現場に入ってもらうためには、どのようなことを心がけたら良いのかご紹介します。
当日、必要な持ち物や集合時間といった業務連絡はもちろん、可能であればイベント前に一度直接会って話すことも大切です。不安に思っていることや、事前に準備しておく必要のあるものは何か、そして何を楽しみにして参加したいと思っているのかを聞くことで、モチベーションの向上にも繋がります。また、事前に顔を合わせておくことでその人の得意としている分野を知ることができるので、各ボランティアスタッフの適性に合った業務をお願いすることができます。
ボランティアとして参加いただいた方にはイベントオリジナルTシャツを配布、昼食や飲み物の支給、ネットワークタイムへの参加権といった特典をつけて価値を提供しましょう。
特にボランティアスタッフを通して参加することの魅力は、ボランティア同士での交流や参加者との繋がりが増えることです。イベントのコミュニティに参加できることは大きな価値提供になりますので、ボランティア募集の際に特典を明記しておきましょう。
イベント後、良好な関係性を保つためにも忘れずにフォローアップの連絡をしましょう。
今後のイベントで協力してもらう際もお願いしやすくなります。また、時間があれば簡単なアンケートやインタビューを行うと良いでしょう。
必須ではありませんが、事後面談を行うことで直接参加してもらったことへの感謝を伝えられるほか、成功点や改善点といったフィードバックを共有してもらえるので、次回以降の参考になります。事後面談が難しい場合はメールでアンケートを送りましょう。
笑顔とおもてなしでイベント運営のサポートをさせていただきます！どうぞよろしくお願いします。
（Photo: Kota Yoshida）
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