イベントのプログラムで用いられることのある「ブレイクアウトセッション」という言葉。皆さんも耳にしたことがあるでしょうか？なんとなくの知識で、企画や運営、進行を進める中で、関係者の認識違いが生じないように、言葉の意味を押さえておきましょう。
Break out（ブレイクアウト/ ブレークアウト）は、起こる、取り出すという意味ですが、イベントで用いられるBreak-out Session（ブレイクアウトセッション）は、テーマ別に行われる「分科会」を意味します。英語では、同時的に進行するセッションということで、Concurrent Sessionとも言われます。同時間に複数のセッションを開催するもので、参加者は自分の興味のあるテーマに参加することができます。専門家による講演や事例紹介を行うほか、モデレーターが複数の参加者のパネルディスカッションを進行する形式で実施されることが多いです。
基調講演を全員必ず参加として、その後に希望のセッションを選択してもらうパターンです。
参加者全員にイベントのメインメッセージを伝えたい場合は、このパターンが効果的です。基調講演の後に、2～5のテーマ別プログラムを用意して、ブレイクアウトセッション実施することで参加者が知りたい情報を入手でき、満足度も担保しやすくなります。
1.が、基調講演が必参加であるパターンに対して、基調講演は実施するものの、任意参加とするパターンです。
集客効果の期待できる人が基調講演を行うものの、全セッションが自由参加の形式で、参加者は自分が希望する内容のセッションのみに参加する形式です。このタイムスケジュールの場合は、同時に出展ブースコーナーを設置しているケースが多いです。
タイムスケジュール全体が、ブレイクアウトセッションによって構成されているパターンです。
ブレイクアウトセッションのテーマが細かく設定され、参加者を含めた議論を活性化したいイベントでは、このパターンが採用されることが多くなっています。
ブレイクアウトセッションを行う際は、参加者がどのプログラムに参加を希望するのか、また変更を受け付けるのかなど参加者情報管理や定員管理が煩雑になることがあります。イベントレジストのプレミアム機能では、タイムテーブルを簡単に作成し、各セッションごとに申込者数を管理できる機能もご用意していますので、ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
【参考記事】
・イベント運営]主催、共催、主管…イベントに関わる団体表記の使い分け方
・[イベント運営] 当日の役割分担 - 「運営」と「進行」って？