イベント終了後すぐに来場者へアプローチするために - イベント開催前から決めておくこと

イベントマーケティングでは、企業がマーケティング施策として自社セミナーやイベントを開催する場合、その目的の一つに自社商品やサービスに対する認知を広げ、リードを獲得することが挙げられます。リードを獲得し、イベント終了後になんらかのアプローチをおこない、リードを有効な見込顧客となるようにコミュニケーションを取ることは、イベントへの申込者/来場者に対する重要なアクションです。イベント開催前から具体的なアプローチを設計しておくことで、イベント終了後すぐに最適なターゲットを絞り、最適なコミュニケーションをおこなうことができます。

自社でイベントを開催する場合に、イベント終了後素早くリードに対しアプローチするために、準備しておきたい内容をご紹介します。

イベント終了後のアクションプランを予め決めておく

イベントが終了した後、「誰が」「どなたに」「どのような内容を」案内したいかを予めプランニングしておきましょう。例えば次のようなイメージです。

• 「マーケティングチームが」「イベント来場者に」「御礼と資料ダウンロード先を」案内したい
• 「営業チームが」「●●というサービスに興味のある方に」「●●の資料を」郵送したい

イベント終了後のアクションは、アプローチするお客様に対して、その先さらにどのようなアクションを取っていただくことを期待するかにより変わってきます。具体的であればある程、そのために何を用意しておくべきかも明確になります。

アクションプランを実施するために必要なデータは何か検討する

アクションプランのイメージがついたら、それのアクションを実行にあたり必要なデータ項目は何かを考えましょう。例えば資料を郵送したい場合は住所が必要ですし、興味のあるカテゴリーに応じてアプローチの方法を分けたいのであれば、何に興味をお持ちなのかを事前に確認しておく方が良いでしょう。

これらの必要なデータ（属性情報やアンケート情報）は、後からヒアリングするのはなかなか難しいものです。できる限りイベントの来場申込を受け付ける時点でフォームの項目として設定し取得しておくことで、アプローチ時のフィルタリングがしやすくなります。ただし、必要ない情報まで項目を増やすと申込時にお客様のご負担となってしまうので、必要な情報のみを入力していただくようにしましょう。

来場者/非来場者を分けてコミュニケーションを取る

イベント終了後は、これら事前に取得した属性情報・イベント当日のアンケート情報などに基づいて、具体的な次の施策をスタートさせます。この際、イベント主催者の方にとって必要な情報の一つが、イベントへ実際に来場なさったかどうかです。イベント来場者の方だけ抽出して御礼メールを送ったり、来場なさらなかった方に対して次回以降の同様のイベントの案内を送ったりするために、来場なさったかどうかの情報がイベント終了後すぐに必要となります。

EventRegist の場合は、イベント当日、受付でお客様の持参したQRコードを読み込むことで、何時にそのお客様が来場なさったのかを全て記録することができます。それらの情報は、事前に取得している情報と合わせてすぐにデータで確認することができます。

さらにもっと踏み込んで、イベントレジストのプレミアム機能を使えば、イベント当日のお客様の行動やセッションなどへの参加履歴を取得することもできます。こうした来場者の行動をトラッキングしたい場合は是非お問い合わせください。

イベント前にコミュニケーション設計を綿密におこなっておくことで、自社のリードリストに有効なアプローチをすぐに実行できるようになります。EventRegist を使うと、事前に取得したい項目をすぐに設定することができます。

イベント終了後のその他のタスクについてはこちらの記事をご参考ください。
・[イベント運営]目的別・イベントレポート3パターン