イベントのイメージを大きく左右するのが「会場」です。収容人数やアクセスはもちろん、参加者がイベントの世界観を実現できる空間であることが重要です。
この記事では、以前ご紹介したイベント会場の探し方から会場下見の際の確認事項など、イベント会場選びに関する記事をまとめてご紹介します。また、チェックしておくべき重要ポイントを、イベント規模別のチェックリストにまとめました。イベントを構成する重要な要素の一つであるイベント会場選びにお役立てください。
目次
目的に合ったイベント会場とは？イベント会場の探し方
イベントを開催するにあたり、社外の施設を借りて開催することも多いかと思います。イベントの目的に合った会場を探すためには、どのような観点で選定すればいいのか、こちらの記事で紹介しています。
▶ 参加しやすく、世界観を実現するために最適な場所はどこか？
選定する基準が明確になったら、具体的にイベント会場をリストアップしていきましょう。
自分で探す
イベント会場を探す際は、会場を検索できるオンラインサービスを活用すると便利です。アクセスや会場の広さ、収容人数などの条件を入力し、効率よくイベント会場の選定を進めることが可能です。また、会場の利用目的やエリア別に紹介しているサイトもあります。
プロに依頼する
イベント会場の予約を手配してくれる代理店や運営会社に依頼することこともできます。ブランドやイベント内容にマッチしたイベント会場を提案してもらえるよう、開催概要はもちろん、イベントで実現したい世界観があれば事前に共有しておきましょう。
下見の前に！事前にチェックしておくべきイベント会場のスペック
候補となるイベント会場を見つけたら、必ず下見に行くことをお勧めします。気になる会場にコンタクとを取り、下見が可能なスケジュールを調整します。
イベント会場の公式サイトで情報をチェック
イベントホールや貸会議室の公式サイトでは「会場図面」や「貸出備品/機材リスト」など、主催者が知りたい情報を公開しているケースが多いです。掲載されていない場合は、会場に問い合わせて事前に入手しておくとスムーズです。
公式サイトで入手できる情報も含め、イベント会場のスペックに関するチェック項目をイベント規模別に用意しました。ブログの最後に資料ダウンロードボタンをご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
使用する機材や設備が多い程、確認する事項は多くなります。機材が足りない場合は、別途レンタル業者を選定することが必要です。
実際に利用するイベント会場が決まったら、イベントのコンテンツを固めていきながら会場と細かい設備や備品についてチェックしていくようにしましょう。
初めて利用するイベント会場では必ず下見を
公式サイトで大方の情報は入手できるものの、実際に会場の下見をすることで、イベント当日の具体的なレイアウトや進行をイメージすることができますし、当日の準備に慌てることが少なくなります。
下見の時に抑えておくべきポイントはこちらの記事をご覧ください。
3つの資料はこちらからダウンロード
イベント会場についてチェックしておくべき重要ポイントを、3つのチェックリストにまとめました。会場探し・選定・下見の際にぜひご活用ください。
▼中・小規模イベント用 会場チェックリスト
例：定期セミナー、ミートアップ、コミュニティイベント等
▼大規模イベント用 会場チェックチェックリスト
例：セミナー、カンファレンス、フォーラム、周年イベント等
▼イベント会場下見チェックリスト
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