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title: 限定招待制の展示会・商談会におけるイベレジ活用法
description: 商談会や新商品発表会など、招待者を限定したタイプの展示会でイベントレジストを活用するケースが増えています。受付やその他のシーンでどのように効率化できるのかご紹介します。｜イベントレジスト
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# [限定招待制の展示会・商談会におけるイベレジ活用法](https://info.eventregist.com/weblog/how-to-utilize-eventregist-at-closed-exhibition)

 作成者: [Retsu Muramatsu](https://info.eventregist.com/weblog/author/retsu-muramatsu)｜15/01/26 1:00

限定招待制の展示会と聞いて、どのようなイベントを思い浮かべるでしょうか。ここでは、アパレル、食品業界など各メーカー主催の展示会や商談会（新商品紹介など、顧客を招待して商談をメインとしたイベント）を指します。開催前から終了後まで多くの作業が存在し、ITが発展してきた今日においても、いまだ解決されていない問題が残っていると思います。今回は、限定招待制の展示会における問題点を確認し、イベントレジストを活用した解決策をご紹介したいと思います。

### 1. 招待状を作成する

こうしたタイプの展示会や商談会の場合、多くの営業担当者が顧客に対して招待状を作成していると思います。一方で、招待した顧客全てが来場することは実際にはありえません。来場しない顧客の方が割合として多いケースもあるのではないでしょうか。主催者にとっては、本当に来場していただける顧客を招待したいのが本音だと思います。そのためには、顧客情報をデータベース化していく必要があり、それを実現するためには、招待から受付の一連の流れをデジタル化しなければなりません。イベントレジストには、そんな問題を解決する"QRコード印刷"の機能があります。これは、参加者リストから簡単にQRコードを印刷可能とし、招待状作成の負荷を軽減し、受付をデジタル化する機能です。また、イベントレジストのプレミアム機能のうちの一つ、"宛名ラベル"印刷用ファイル出力機能を使えば、参加者リストから簡単にQRコード付き宛名ラベルを印刷可能となるので、さらに招待状作成の負荷を軽減することができます。

### 2. 営業担当者を呼び出す

イベント当日、招待した顧客がきたらどのような方法でアナウンスしているでしょうか。携帯電話での呼び出し、マイクでのアナウンス、受付担当者が直接担当者を探すなど、様々な方法で顧客が来場した旨を伝えていると思います。一方で、会場では営業担当者と顧客が商談中でもあり、他の来場者が来た際は、商談を妨げず、スムーズに営業担当者へ伝えたいのではないかと思います。

イベントレジストのプレミアム機能には、そんな問題を解決する"来場通知"機能があります。これは、QRコードを読み取ると指定した営業担当者にメールで通知し、受付と同時に営業担当者が顧客を迎え入れることが可能となる機能です。

 

### 3.データを集計する

イベント終了後、誰が来て、どのような効果があったのか確認するためにデータ集計が必要となります。今後のアクションを決定するための重要なマーケティングタスクです。ただ、このデータ集計は、デジタル化された受付を実施していない場合、招待状を手で集計したり、課別に分類したりと負荷の高い作業となっています。

イベントレジストには、そんな問題を解決する"参加者リストのダウンロード"という機能があります。これは、参加者リストをCSVファイルで一括にダウンロードする機能で、受付の履歴も把握することができます。このCSVファイルを活用すれば、イベント終了後、数時間でのデータ集計が可能となります。

いかがでしたでしょうか。

ここに挙げた問題点と解決策は、ほんの一部であると思いますが、これまで課題としたまま解決できない点でもあると思います。イベントを開催の際は、様々な作業に追われて、本来、優先度の高い作業に割く時間がない状況もありますので、少しでもイベントレジストを通じてサポートさせていただければと思います。

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