ビジネスイベントでは、当日開場してからイベントが開始するまでの間で来場者数のピークを迎えることが一般的です。少しでも来場者の方々に受付をスムーズに済ませていただき、ストレスなく入場していただくにはどうすれば良いのでしょうか。今回はそんな悩みを解決する方法を5つ、ご紹介したいと思います。
1. イベント自体の受付を事前登録にする
ビジネスイベントの場合、来場者の属性は必ず把握しておきたいもの。受付で名刺をいただいたり、アンケート用紙にご記入いただいたり、ウェブサイトでご登録いただくことなど様々な方法があると思います。おすすめしたいのは、イベント開催前、事前にWEB上で来場登録をしていただくことです。 事前に必要な情報を入力しておいていただくことで、当日の受付で名刺をいただくなどの作業を減らすことができ、受付時間の短縮化につながります。
2. オンライン決済やオンライン領収書発行を採用する
有料イベントの場合、当日現金のやりとりをすることは、受付における現金管理のリスクが発生したり、お釣りの準備などの手間もあります。何より現金受け渡しや領収書発行は時間がかかる作業です。事前にオンラインで決済申込をしていただいておけば、領収書もオンラインで対応することができるので、当日会場で現金の受け渡しや領収書を発行する時間をかけずに済みます。EventRegist をご利用いただくと無料イベントでも有料イベントでも事前登録の対応ができ、かつ、有料イベントでは領収書データの発行も可能です。
3. 受付レーンを分ける
事前登録受付、当日受付、VIP受付、プレス受付、特別受付等、受付窓口を分けることで、受付の担当者がすべき業務も絞られますので、ヒューマンエラーが少なく、スマートに対応することができます。
4. 受付動線を確保する
上記の受付レーンを分けることに付随しますが、スタッフが声出しをしたり、誘導のサイン（看板）などを使って受付まで誘導することは、来場者にとって迷うことなく、スムーズに受付を済ませるために効果的です。受付が混雑している場合は、誘導テープなどを使って列を整理して案内することも、イベントの安全性を確保するために非常に重要なことです。
5. 事前の徹底的なシミュレーション
基調講演や最初のセッションなどが始まる直前が、一般的には最も来場者が受付に集中する時間帯です。どの位の方が来場するのか、開始時刻の何分前から受付を開けることができるのかは事前に把握することができます。それに加え、受付で来場者に対して何をする必要があるのか（受付をし、パンフレットやお土産を渡すなど）により、お一人あたりの対応時間も算出できます。これらの情報から、受付に必要な人員数をシミュレーションしておきましょう。
いかがでしょうか。イベントの受付は、来場者の方々を最初にお迎えする場所です。できるだけ混雑しないよう、また、混雑によってイベントの開始時間を遅らせることのないように運営方法を検討しましょう。
イベントレジストでは、チェックインアプリを活用しながら効率的かつスピーディに受付をおこなうことができる運営方法をご提案しています。運営代行のご相談も承っていますので、お気軽にお問い合わせください！
[関連記事]