様々な展示会やイベントが毎日のように開催され、参加するだけではなく出展する機会がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。出展がマーケティング施策の一つとしてあたりまえのように組み込まれている企業は既にノウハウが貯まっているかもしれませんが、初めて出展することになった企業は、どんなものを準備して、どういうことに気をつければいいのでしょうか。イベレジがいくつかのイベントや展示会に出展した経験から、意識した方が良いと思うことをまとめました。
※今回は、初めて出展をするような企業向けに、小さなスペース（小間）での出展/外部の運営会社さんに依頼せず自社で準備を完了させるケースを前提としています。
出展が決まったら、事前に準備するものは大きく3つに分かれます。
・施工オリジナリティあるブースを作りたい場合は、ブース自体のデザインを施工会社にオーダーします。費用は目安として20万円位から。施工を入れることを検討しているのであれば、スケジュールの余裕を持って相談するようにしましょう。施工を入れると自社のイメージをブースに反映でき、来場者の目を惹くデザインにすることもできます。
ただ実際、例えば1小間のブースは一般的に約3m×3mのスペース（※展示会によって異なります）ですし、スタンディングブースの場合は横幅1m位の場合のこともあるので、施工を入れずに自分たちで装飾をするケースも多いです。その場合、レンタルの備品を使いこなし、自前で準備したものを持ち込むことになります。
レンタル備品は、ある程度の規模のイベントや展示会の場合、出展マニュアルにレンタルできる備品の一覧が記載されています。テーブルやパンフレットラックなどの什器類、モニターやプロジェクターなどの機器類もレンタルできます。レンタルはお金がかかりますが、自前で準備できないものと早めに切り分けて、必要なものは期日を確認してレンタル申請しましょう。パンフレットや装飾品など、レンタルできないものは自前で準備します。
施工を入れない場合は、このタイミングでブースをどういうデザインにするかを決定します。デザインを決めるにあたり大切なのは、「ブースに出展して、どうしたいか？何をやりたいか？」ということです。例えばじっくりと商談をしたいなら、ゆっくり座って話すことができるスペースを用意した方が良いでしょうし、プロダクトにたくさん触ってみて欲しいのなら、プロダクトを数多く置ける台を準備した方が良いでしょう。以下のようなことを具体的にイメージすると、準備するものがおのずと決まってきます。
・来場者が自社のブースに立ち寄るきっかけはどのようなものにするかまた、小さめのブースの場合、ブースの奥までなかなか視線が届きづらくなります。両サイドと奥の3面が壁面となっているブースは、正面からしかそのブースの様子を把握することができません。一方角のブースは片側サイドが壁面でなくなるので、2方向からブースの様子を把握することができるようになります。そのため、ブース位置を決めることができるのであれば、できるだけ角位置を抑えた方が自由度が増します。
来場者に興味を持って立ち止まってもらい、少し話を聞いてみようかな？と思うきっかけをどう作るかです。来場者は「このブースは何を宣伝しているのか？」をまず知りたいので、その答えとなるようなメッセージを目に留まるところに展示します。具体的なモノがある場合はそれを置くのが一番わかりやすいでしょう。そうではない場合は、そのサービスが何なのか、何を課題解決するのかをワンメッセージで訴求するポスターやバナースタンドなどを準備し、ぱっと見てこのブースが何のブースなのかわかるようにします。
ちなみにポスターは、何度も使い回しができるように額装しておくことをすすめします。例えばKinko'sにデータを持ち込んだ場合、A1サイズで額装込み 7,900円/枚（税抜）です。イベントのたびに印刷し直すよりお得です。バナースタンドは安いものだと数千円から制作が可能でインパクトもあります。
来場者が足を留めてくれた後、ブースでどういうコミュニケーションを取るかをイメージしてみましょう。先述した通り、じっくり商談をしたいのなら、できるだけ座って話すことができるスペースがあった方が来場者もリラックスして話を聞いてくれます。スペース的に厳しいのであれば、場所を取らないハイチェアでも良いですね。色々なプロダクトを見て触って欲しいのであれば、ブース内に余計なものは置かずゆとりのある展示にして、ブース内で歩き回れる余裕を作っておく方法があります。このプランニングで、必要な什器も変わってきます。イメージ通りのコミュニケーションが取れるよう、必要十分な什器や機材を手配してください。
また、ブースに興味を持ってくださった来場者にどのような資料を渡すかも決めておきましょう。たくさんの方に配るための1枚ものの資料と、もっと話を聞きたい方向けの詳しい資料、両方用意しておくことが多いようです。
出展してたくさん名刺を集めたものの、会期後になってどういう話をしたのか忘れてしまったり、次にどのようなことをしていいのかわからず、とりあえず一斉メールでブース来訪のお礼と自社製品の紹介だけ送ってみる…実はよくある話です。せっかく出展したのにその後ビジネスにつながらないのはもったいないですね。そのために接客シートを用意し、名刺と共にストックしていきましょう。
・接客日時、担当者
・興味のある自社のサービス
・具体的に話をした内容
・会期後どのようなアクションをするか
が網羅できていると、会期後優先的にアプローチをするべき相手がすぐわかり、対応漏れもありません。 また、ブースにいらした来場者の方々は、他のブースにも足を運んだりセミナーなどの聴講をしている場合もあり、出展社側が期待している程ブースでの会話が記憶に残っていないこともあります。会期終了後、再度来場者の方と接点を持つことができる方法をあらかじめ考えておきましょう。
具体的には、
・ブースで具体的に商談が進んでいる/進みそうな来場者とは、個別のアポイントを設定する
・会期後のセミナー日程を複数日設定しておき、ブースで興味を持ってくださった来場者にご案内する
・興味を持ってくださっているかわからない来場者には、ブース来訪の御礼とともに興味を持ってくださりそうな事例サイトへのアクセスや資料ダウンロードを促し、興味度合いを確認する
など、来場者の方の興味/関心の度合いによってアプローチ方法を変えるのが良いでしょう。具体的にどういったアプローチをするかを、先述した接客シートに記載しておけば、会期後対応方法に悩んだりすることもありません。
ブース出展は会期前の計画と準備がとても大切です。出展することの目的や果たしたい成果を考え、それをブースデザインや配布物として形づくっていくようにしましょう。
ブース出展についてこちらの記事も合わせてご覧ください。
・イベント終了後すぐに来場者へアプローチするために - イベント開催前から決めておくこと