この記事は、CMC_Meetup による コミュニティマーケティング Advent Calendar 2018 の 12日目の投稿です。
みなさんこんにちは、普段はイベントレジストのCOO、コミュニティマーケティングを考えるコミュニティ、CMC_Meetup では東京の運営チームのメンバーをしてます、小笹です。CMC_Meetup の受付で、「QRコード！QRコード！」とつぶやきながらピッピと受付をしているのは私です。たまに会場の人に間違われたりしますが、CMC_Meetup の運営メンバーの一人です。
CMC_Meetup をはじめとして、私自身色々なイベントの幹事や運営をやっていたりします。今日はそんな幹事・運営視点で「運営の自分も楽しむための、コミュニティイベントのマワし方（準備編）」について書いてみようと思います。
イベントの幹事や運営をやっていると、そのコミュニティやイベントのことがものすごく好きなのにもかかわらず、運営に集中してしまって登壇者の話が聞けなかったり、懇親会でネットワーキングできなかったりすることがよくあります。そんな感じだと、毎回毎回運営チームにいる意味がわからなくなってきたりする人もいることは事実。せっかくだから誰よりもそのイベントを楽しむ運営チームでいたいものです。
ただ、イベント当日に向けて準備することって結構多いものですよね。では、少しでもその「やること」を減らして参加者の人たちと同じように楽しむにはどうしたら良いでしょうか。それにはいくつかのコツがあります。
イベントの受付って、参加者が座るところとは少し離れていて、しかもスクリーンに背を向けてやっていることが多いんです。受付の担当をすると登壇者の話を聴くチャンスが本当に減ります。なので、できるだけ受付担当は少ない人数で、時間を区切って担当を入れ替える方が良いです。
ただやみくもに受付の人数を減らすとさばききれず、イベントを時間通りにはじめることができません。人数を減らすには、受付のオペレーション自体をシンプルにする必要があります。
手前味噌ですが EventRegist のようなQRコードを持ってくるだけで受付が済ませられるような仕組みだと、受付の仕事は単純作業で人に依存することがなくなります。
これも同じく受付の話ですが、有料イベントの場合は当日集金しない方が楽です。人数もそんなに多くないし、本当に来る人だけお金を集めたいという意見もよく聞きますが、受付でお金のやり取りをすると、イベントが終わって家に帰るまで、お金の管理をしなくてはいけない運営の人が出てきます。懇親会でお酒を飲みながら片方の頭でずっとお金を預かっていることを忘れないようにしているのも、大変です。
イベント会場に直接配達をしてくれるケータリングのサービスを頼むイベントも多いと思いますが、ケータリングの注文は、できるだけ1つの会社にまとめておいたほうが良いです。何度も何度もケータリングの引き渡しと支払いをしなくて済むからです。
手伝ってくれる人を巻き込みたくても、そのイベントの運営方法が運営チームの頭の中にしかないと、作業が属人的になったり、新しい運営メンバーが入っても仕事の内容をうまく引き継ぐことができないことがあります。また、不意の理由でイベントに出れなくなることもあるかもしれません。そんな時のために、やることをマニュアル化しておくことは、最初は面倒でも大事な作業だと思います。
例えば、イベントをやることを決めたらいつ頃に告知をはじめて、いつ頃ケータリングを発注するか・・など、オンラインで共有できるドキュメントか何かに最初はメモや箇条書きででも書いておいて、知見をどんどん貯めていけると良いですね。
運営をチームでやっていると、だいたい役割分担も決まってくるものですが、最初のころはお互い譲り合ったり、逆に同じ作業を実は何人かの人がやっていたりと、時間の使い方がもったいなくなることもあります。準備段階で、誰がどこをやるのかを明確化して、その人にすべて任せてしまいましょう。役割分担を分けるのであれば、例えばこんな項目が考えられます。
・予算管理会場とのやり取り
・登壇者とのやり取り
・告知や集客、参加者管理
・ソーシャルメディア
・ケータリング
最初に準備すべき項目を洗い出して、担当の割り振りをしておくと良いですね。
コミュニティの運営チームは、そのコミュニティのことを誰よりも好きなはず。であれば、遠慮せず一緒に楽しむ方法を編み出していきましょう！