ビジネス系の展示会やセミナーの受付では、参加されるお客様の名刺を頂戴する事が珍しくありません。「名刺はビジネスパーソンにとって”顔”のようなもの」とよく言われますが、受付で名刺を預かる際にも、普段通り丁寧な取り扱いを心掛けていらっしゃることと思います。しかし、大規模な展示会やセミナーになると、社会人経験のないアルバイトスタッフやボランティア、インターンに受付対応を依頼するケースも発生します。イベントの開催直前、イベント概要や受付フローを短時間でレクチャーしなければならない状況で、主催者のみなさんが日頃当たり前のように行っている「名刺の取り扱い」については説明が漏れてしまいがちなポイントではないでしょうか。
そこで今回は、受付スタッフが押さえておくべき名刺の取り扱いに関するマナーをご紹介いたします。
両手で受け取る
お客様から名刺を預かる際は両手で受け取りましょう。「頂戴します」「ありがとうございます」と一言添えるとより丁寧な印象になります。
お名前や会社のロゴに指を置かない
細かい点ですが、失礼にあたるので注意が必要です。ただし、指の場所に気を取られて名刺にばかり視線を落とすのではなく、相手の顔を見て対応することを心掛けましょう。
いただいた名刺は揃えて置く
よくあるのが、お客様から2枚名刺をお預かりし、1枚は保管用、もう1枚はパスに入れてお渡しする、というケース。例えば、パスに名刺をセットしている間、もう一方の名刺が裏返しになっていると「雑に扱われているな…」という印象を与えてしまうかもしれません。名刺を受取った後に何らかの作業をする場合は、向き・方向を揃えましょう。
名刺盆（名刺受・名刺トレイ）がある場合
名刺盆（名刺受け・名刺トレイ）は、来場者の方が名刺を置くためのものです。受付に名刺盆が備えてある場合は、来場した方が名刺を置きやすい場所に置いておきましょう。
受け取った名刺は速やかにしまう
名刺にはお客様のお名前、会社名、連絡先等が記載されています。受け取った名刺は速やかに所定の保管場所に収納してから次の方の対応を行うようにしましょう。
いかがでしたか？
受付での印象がそのイベントの第一印象となります。名刺の取り扱いに限らず、お客様をおもてなしする気持ちで対応することが大切です。受付スタッフともこの認識を共有し、おもてなしの気持ちをもってお客様をお迎えしましょう。過去の記事「忘れがちな受付スタッフへの共有事項」とあわせて、受付マニュアルに入れたり、受付スタッフへのオリエンテーションのお役に立てれば幸いです。
イベント当日の受付が混雑してしまうと、おもてなしの気持ちも吹き飛んでしまいがちになるかと思います。
受付オペレーションの重要性と、事前準備のポイントを「イベント当日の受付をスムーズにおこなう方法」にまとめましたので、合わせてご参照くださいませ。