イベント・セミナーの会場の選定が終わったら、会場で必要な備品を決めていく必要があります。イベント・セミナーの目的に合わせて、参加者が集中して話を聞けるように、また、登壇者にも気持ちよく話をしていただけるように、イベント・セミナー運営担当者が用意しておきたいステージ周りの備品をご紹介します。
1. ステージ
ステージがある会場の場合は検討の必要はありませんが、フラットなイベントスペースが会場の場合は、可動式ステージの備品があるかどうかを確認すると良いでしょう。フラットな会場の場合で、数十名を超えた参加者が集まる場合は、後方の参加者にとっては登壇者の顔が見えにくい場合があります。前方、後方の座席位置を問わず、参加者が登壇者の話を快適に聞けるように、可能であればステージは設置したいものです。
2. プロジェクター＆スクリーン
最近は多くの場合、プレゼンテーションにプロジェクターとスクリーンを使うことが多いでしょう。持ち込みを希望する場合は、会場にプロジェクターの持ち込みが可能か確認しておく必要があります。また、大規模な会場の場合は、ステージ側のみでなく、フロアの中にもミニスクリーンを設置可能なケースもあります。下見をした際には、後方からスクリーンがどのように見えるかを確認して、必要な備品を選定していきましょう。
3. 演台
登壇者のプレゼンテーションのスタイルに依存する場合もありますが、登壇者用のプレゼンテーションの演題と司会用の演台を用意します。
4. マイク
イベント・セミナー会場のマイクは、有線マイク、無線マイク、ピンマイク、ヘッドセットマイクなどいくつか種類があります。有線マイク、無線マイクの場合は、卓上型もしくは床上型のスタンドも利用の有無を決める必要があります。登壇者はもちろんのこと、司会や質疑応答用のマイクも含めて、会がスムーズに進行できるように複数のマイクを用意しておくと良いでしょう。
5. ホワイトボード
イベントやセミナーの内容によりますが、登壇者のプレゼンテーションのスタイルによってはホワイトボードの利用を希望するケースがあります。また、ワークショップスタイルのセミナーの場合は、議論を整理する際に、ホワイトボードがあると便利な場合もあります。内容に応じて、備品の必要性を判断していきます。
プロジェクターやスクリーン、マイク、音響設備などは、下見をした際に操作方法も予め確認しておくと、リハーサルや当日の進行がスムーズになります。また、こうした設備の利用法は、メイン担当、サブ担当の複数のスタッフが把握しておくことで、不測の事態にもスムーズに対応できるようにしておきたいですね。
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