BtoB展示会の運営において、開催前にイベントの公式ページを立ち上げ出展社紹介用ページを設け、出展者自身が企業情報や出展製品／サービス情報を登録出来るオンラインシステムを提供しているケースが一般的かと思います。しかし「出展企業による出展社情報の登録を促すためにはどうしたらいいの？」というお悩みを持つ主催者の方は少なくありません。
なぜ全ての出展企業が出展社情報を登録しないのでしょうか？主な原因と対策を考えてみましょう。
考えられる主な原因は以下の5つです。
- ・情報が登録出来ることを知らない
- ・忙しくて登録出来ない
- ・なんだか面倒くさそう
- ・情報登録方法がわからない
- ・情報を登録する必要性を感じていない
そうした原因に対する対策として、以下のような
1．チェックリストを作成する
「初めて出展する展示会で、企業情報を登録し、掲載してもらえることを知らなかった」「忙しくて情報の登録をすっかり忘れていた」これらの理由で情報が登録されない場合は、チェックリストの作成が有効です。通常業務に加えて出展準備に追われる企業の出展担当者にとって、準備期間中に行うべき事項がチェックリストとして整理されていると大変助かります。出展担当者が抜け漏れなく出展準備を進められるよう、チェックリストを用意することで、出展社情報の登録率の向上だけでなく、スムーズな出展準備にも貢献します。
2．情報登録のトレーニングをする
「なんだか面倒くさそう…」「情報の登録方法がよくわからない」という出展社の方に対しては、登録方法をレクチャーする場を設けましょう。説明会を開催することで出展社とのインタラクティブな関係を築くこともできます。出展社が各地に点在していたりスケジュールの調整が難しい場合は、情報入力や画像のアップロードの仕方など、操作方法をまとめた動画を作成するという選択肢もあります。
3．出展担当者の意識改革を促す
インターネットよりはるかに歴史が古い展示会業界。「今までインターネットに情報を掲載しなくても出展に成功してきた」「会場で展示するのに、事前に製品情報を掲載する必要があるのか？」という考えをお持ちの方がいらっしゃるのも無理はありません。
展示会場での出会いをより有意義なものにするために、事前に情報発信をしておく事の重要性を出展企業の担当者に伝えましょう。「出展社情報を登録することで、これまでリーチ出来なかった新規顧客層に自社の情報を届けることを可能にする」という認識を出展企業に持っていただくことで、出展社情報の登録率アップに繋がります。
4．メリットを提示する
上記で述べた「新しいターゲット層へのリーチ」というメリットの他に、出展企業の方にとって有益なメリットを提示しましょう。
例えば、入力いただいた情報を出展社紹介ページへ掲載するだけでなく、注目の出展製品／サービスを紹介する特設ページを設けたり、展示会のSNSで取り上げることで出展企業のPRにも貢献します。
また、予算に余裕がある場合は、情報を適切に登録している出展社に対して、出展料金をディスカウントする、会場内で利用できるミールクーポンを発行する等、ボーナスを提示することも有効です。
いかがでしたか？
インターネットでの情報収集が当たり前になった今、事前に情報を調べてから会場に訪れたい参加者のためにウェブページを充実させる取組みは、今後さらに重要になってくるでしょう。展示会公式ページを充実させることで、来場者の利便性が向上し、出展企業の商談機会が増加し、展示会の価値が向上し、業界の発展に貢献する…という好循環が生まれるきっかけとなります。ここでご紹介した4つの対策が、少しでも皆様が主催・運営されている展示会のお役に立てば幸いです。
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